Uitwisselprofiel IGJ Voorbereiding inspectiebezoek

Versie:

Publicatiedatum:02-04-2024

Inwerkingtreding:02-04-2024




Bekijk bron...

Toelichting bij versie 1.0.0.

Scope:

Samen met de IGJ is gekeken naar het proces van risicodetectie en toezicht inzetten. Dit proces bestaat uit de volgende stappen:

Zie onderstaande processtappen

Het gehele proces (van ‘sector in beeld brengen en ontwikkelingen signaleren’ tot ‘dossier vastleggen/archiveren) kan worden doorlopen, maar er kan ook worden besloten om het proces te eindigen bij stap 2 (triage uitvoeren). N.a.v. triage wordt de toezichtstrategie bepaald aan de hand van gesignaleerde en ingeschatte risico’s. Als er dusdanige risico’s worden verwacht, kan worden overgegaan op een inspectiebezoek (het gehele proces wordt doorlopen). Indien de verwachte risico’s minimaal zijn, kan het proces bij triage eindigen (en weer starten bij stap 1).

Gedurende het proces van risicodetectie en toezicht inzetten zijn er verschillende momenten waarop gegevens van zorgaanbieders benodigd zijn:

Nr.Onderdeel van het procesType gegevensverzamelingManier van gegevensverzameling
1Sector in beeld brengenVolledige sector (organisatieniveau)O.b.v. andere bronnen
2TriageEén zorgaanbieder (organisatieniveau)O.b.v. andere bronnen
3Voorafgaand aan een inspectiebezoekEén zorgaanbieder (vestigingsniveau / afdelingsniveau)Uitvraag
4Gedurende een inspectiebezoekEén zorgaanbieder (vestigingsniveau / afdelingsniveau)Uitvraag

In de scope voor een eerste versie van dit uitwisselprofiel wordt alleen de uitvraag voorafgaand aan een inspectiebezoek meegenomen. Dit betekent dat nr. 1, 2 en 4 hierin (nog) niet worden opgepakt. Het uitwisselprofiel zal in ontwikkeling blijven. Voor een volgende versie kan ook de uitvraag gedurende een inspectiebezoek worden meegenomen.

Wzd

Voor de IGJ is de Wet zorg en dwang (Wzd) een belangrijke wet m.b.t. gegevensuitwisseling. De Wzd is in werking, maar er wordt als het ware een Wijzigingswet voorbereid. Dit betekent dat de informatiebehoefte nog kan veranderen. Om die reden kunnen de Wzd en KIK-V het beste als twee aparte trajecten beschouwd worden. De Wzd wordt daarom vooralsnog niet meegenomen in een eerste versie van het uitwisselprofiel.

Wtza

Op 1 januari 2022 is de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) in werking getreden. Het hoofddoel van de toetredingsregels is een verbetering van de zorgkwaliteit. Deze wet heeft nieuwe toetredingsregels voor zorg- en jeugdhulpaanbieders. Daardoor veranderen een aantal dingen voor startende aanbieders en krijgen zij bijvoorbeeld te maken met een meldplicht. De Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt hierop toezicht.

Onlangs is er binnen de IGJ een infrastructuur opgebouwd rondom de vragenlijst meldplicht. Ook zal de meerwaarde om dit mee te nemen minimaal zijn en wordt op dit moment binnen KIK-V alleen naar verpleeghuiszorg gekeken (terwijl de meldplicht voor de gehele zorgsector geldt). Daarnaast is de meldplicht voor nieuwe zorgaanbieders én moet de vragenlijst worden ingevuld voor start van zorgverlening. Het is lastig om te bepalen hoe die kunnen aanleveren volgens KIK-V. Daarom is het verstandig om de Wtza niet mee te nemen in het traject van dit uitwisselprofiel.

Proces

De werkgroep uitwisselprofiel IGJ heeft in 6 bijeenkomsten (8 november en 6 december 2021, 7 februari, 21 februari, 7 maart en 21 maart 2022) de informatiebehoefte van de IGJ t.a.v. de voorbereiding van het inspectiebezoek geanalyseerd, gewijzigd en/of aangevuld. Aan de werkgroep namen inspecteurs van de afdeling V&V bij de IGJ deel en tussentijds werden de uitkomsten van de werkgroep met de vertegenwoordigers van de IGJ in het TO besproken. Tijdens de bijeenkomsten zijn overwegingen en mogelijke variaties in opzet en berekening van de indicator besproken.

Daarnaast heeft op 26 september 2022 een praktijktoetsbijeenkomst plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst hebben zorgaanbieders het uitwisselprofiel IGJ doorlopen en beoordeeld. De aandachtspunten van zorgaanbieders zijn in het uitwisselprofiel verwerkt.

Gemaakte keuzes t.a.v. indicatoren en concepten

Informatievraag/indicatorBestaande / gewijzigde / nieuwe informatievraagToelichting
1.1.1 Het aantal cliënten per zorgprofiel + totaalBestaande informatievraag- Het zorgprofiel wordt afgeleid uit de indicatie van de cliënt, omdat de meest betrouwbare informatie oplevert. - De peildatum is het moment van aanleveren: dit kan variëren tussen een week voorafgaand aan een inspectiebezoek tot de dag van het inspectiebezoek zelf.
1.1.2 Het aantal cliënten per leveringsvorm + totaalBestaande informatievraag- De peildatum is het moment van aanleveren: dit kan variëren tussen een week voorafgaand aan een inspectiebezoek tot de dag van het inspectiebezoek zelf.
1.2.3 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau + totaalBestaande informatievraag- In de oorspronkelijke vraag was niet duidelijk waar het kwalificatieniveau uit afgeleid kon worden (functieniveau of opleidingsniveau). In de werkgroep is besloten om dit te bepalen o.b.v. functieniveau. Reden hiervoor is dat functieniveau vaker gestructureerd vastgelegd wordt door zorgaanbieders én functieniveau zegt iets over het niveau waarop medewerkers werkzaam zijn. - Er wordt uitgegaan van het aantal dienstverbanden. Op het moment dat een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, wordt de medewerker meerdere keren meegerekend. - Voor het totaal wordt ook gekeken naar het aantal medewerkers. - De peildatum is het moment van aanleveren: dit kan variëren tussen een week voorafgaand aan een inspectiebezoek tot de dag van het inspectiebezoek zelf.
1.1.3 Het aantal cliënten per zorgprofiel per leveringsvorm + totaalBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.1.4 Aantal cliënten dat verblijft op een vestiging per afdelingBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.2.1 Het aantal zorgmedewerkers per type werkovereenkomst + totaalBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.2.2 Het aantal fte zorgmedewerkers per type werkovereenkomst + totaalBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.2.4 Het aantal fte zorgmedewerkers per kwalificatieniveau + totaalBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.2.5 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per type werkovereenkomst + totaalBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.2.6 Het aantal fte zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per type werkovereenkomst + totaalBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.3.1 Aantal zorgmedewerkers per 24 uurBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.3.2 Ingezette uren van zorgmedewerkers per 24 uurBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.3.3 Hoogst aanwezige kwalificatieniveau van zorgmedewerkers per 24 uurGewijzigde informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.4.1 Aantal vacatures voor zorgmedewerkersBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.5.1 Aantal instroomBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.5.2 Aantal fte instroomBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.5.3 Aantal uitstroomBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.5.4 Aantal fte uitstroomBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.5.5 Aantal doorstroomNieuwe informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.5.6 Aantal fte doorstroomNieuwe informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.6.1 Ziekteverzuimpercentage (exclusief zwangerschapsverlof) onder zorgmedewerkersBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.7.1 Structureel verpleegkundige zorgachterwachtGewijzigde informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.7.2 Structureel een specialist ouderengeneeskunde als achterwachtBestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat deze informatie (indien relevant) in de gesprekken gedurende het inspectiebezoek wordt opgehaald. Dit zal in de meeste gevallen om een toelichting gaan i.p.v. cijfers.
1.8.1 Aantal overhead voor de vestigingGewijzigde informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat inspecteurs veel variëteit zien in hoe deze vraag wordt ingevuld, en coaches en kwaliteitsfunctionarissen veelal op organisatieniveau werken. Daarnaast wordt de managementstructuur tijdens een inspectiebezoek opgevraagd. Daarom wordt deze vraag niet opgenomen in het uitwisselprofiel.
1.8.2 Aantal fte overhead voor de vestigingGewijzigde informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Deze vraag wordt niet meer gesteld, omdat inspecteurs veel variëteit zien in hoe deze vraag wordt ingevuld, en coaches en kwaliteitsfunctionarissen veelal op organisatieniveau werken. Daarnaast wordt de managementstructuur tijdens een inspectiebezoek opgevraagd. Daarom wordt deze vraag niet opgenomen in het uitwisselprofiel.
1.8.3 Aantal overhead voor de organisatieNieuwe informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- De managementstructuur wordt tijdens een inspectiebezoek opgevraagd. Daarom wordt deze vraag niet opgenomen in het uitwisselprofiel.
1.8.4 Aantal fte overhead voor de organisatieNieuwe informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- De managementstructuur wordt tijdens een inspectiebezoek opgevraagd. Daarom wordt deze vraag niet opgenomen in het uitwisselprofiel.
1.9.1 Geldige VOGNieuwe informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel- Zorgaanbieders vragen bij indiensttreding om een VOG van de medewerker en dit wordt veelal in de vorm van een document in het systeem vastgelegd. Dit kan niet geautomatiseerd uit het systeem gehaald worden. Daarnaast geeft de IGJ aan vooral steekproeven te doen en de VOG inhoudelijk te willen zien. Deze vraag wordt daarom niet opgenomen in het uitwisselprofiel.
ConceptInformatievraagBestaande / gewijzigde / nieuw concept in de ontologieToelichting
Zorgprofiel De IGJ hanteert de volgende categorieën: - VV4, - VV6, - VV7, - VV8, - VV9b,- PTZ,1.1.1 Het aantal cliënten per zorgprofiel + totaal 1.1.3 Het aantal cliënten per zorgprofiel per leveringsvorm + totaalBestaand conceptIn de oorspronkelijke vraag waren er categorieën VV4 t/m VV8 en overige. Dit is verder gespecificeerd door VV9b en PTZ toe te voegen. Hierdoor is nog beter zichtbaar hoe de onderverdeling van cliënten in zorgprofielen is.
Leveringsvorm De IGJ hanteert de volgende categorieën: - Verblijf met behandeling, - Verblijf zonder behandeling, - VPT, - MPT, - PGB1.1.2 Het aantal cliënten per leveringsvorm + totaal 1.1.3 Het aantal cliënten per zorgprofiel per leveringsvorm + totaalNieuw conceptDe categorieën voor leveringsvorm zijn overgenomen zoals door Zorginstituut Nederland wordt gehanteerd: Leveringsvormen (instelling, vpt, mpt en pgb) (Wlz).
Kwalificatieniveaus De IGJ hanteert een eigen indeling van kwalificatieniveaus:- Niveau 1, - Niveau 3, - Niveau 4, - Niveau 5, - Niveau 6, - Behandelaren/(para)medisch, - Overig, - Zorgpersoneel, - Leerlingen,1.2.3 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau + totaal 1.2.4 Het aantal fte zorgmedewerkers per kwalificatieniveau + totaalNieuw conceptDe indeling van kwalificatieniveaus is gelijk getrokken aan die van het uitwisselprofiel ZIN, zodat zorgaanbieders maar één indeling hoeven te gebruiken en niet verschillende lijstjes hoeven bij te houden.
Type werkovereenkomst De volgende indeling wordt gehanteerd:- Personeel in loondienst (exclusief leerlingen), - Personeel niet in loondienst, - Leerlingen, - Stagiaires, - Vrijwilligers1.2.1 Het aantal zorgmedewerkers per type werkovereenkomst + totaalBestaand concept
Type werkovereenkomst De volgende indeling wordt gehanteerd: - Personeel in loondienst (exclusief leerlingen), - Personeel niet in loondienst1.2.2 Het aantal fte zorgmedewerkers per type werkovereenkomst + totaal 1.2.5 Het aantal zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per type werkovereenkomst + totaal 1.2.6 Het aantal fte zorgmedewerkers per kwalificatieniveau per type werkovereenkomst + totaalBestaand conceptHet aantal fte voor leerlingen, stagiaires en vrijwilligers wordt door zorgaanbieders niet of nauwelijks vastgelegd. Daarnaast is voor de IGJ alleen het aantal relevant. Daarom wordt bij vragen naar het aantal fte alleen onderscheid gemaakt tussen personeel in loondienst en personeel niet in loondienst.

Toetsing

Er heeft nog geen toets op dit uitwisselprofiel plaatsgevonden.

Toelichting bij versie 1.1.0.

Scope

Het uitwisselprofiel IGJ Voorbereiding inspectiebezoek is na vaststelling in 2023 in gebruik genomen binnen de 3 VV-teams van de IGJ. Eind 2023 heeft een interne evaluatie plaats gevonden om te valideren dat (1) inspecteurs voldoende informatie hebben om het inspectiebezoek voor te bereiden en uit te voeren, en (2) de verkregen informatie, naar ervaring van de inspecteurs, goed door de zorgaanbieders opgeleverd kan worden. Op beide vragen kwamen positieve reacties.

In de praktijk bleek echter dat enkele (onderdelen van) vragen wat aangepast zijn. Deze invulling is middels een verschillenanalyse ten opzichte van het uitwisselprofiel versie 1.0.0. in kaart gebracht. Vervolgens zijn deze verschillen met een IGJ-vertegenwoordiging besproken en bediscussieerd. Dit heeft geleid tot een verdere aanscherping van het uitwisselprofiel: sommige vragen zijn anders geformuleerd en sommige vragen zijn opgesplitst in meerdere deelvragen.

Toetsing

De Privacy Company heeft een toets uitgevoerd om inzicht te krijgen in potentiële privacy risico's. Er zijn uit deze toets geen risico's of aandachtspunten gebleken die de uitrol van dit uitwisselprofiel in de weg staan. De gestelde vragen voldoen aan het propostionaliteitsvereiste en leveren noodzakelijke informatie op voor de IGJ.

Heb je feedback?

Loopt u tegen een issue of vraag aan bij het KIK-V product? Neem dan contact met ons op!