Algemene uitgangspunten

Algemene uitgangspunten

Voor de berekening van de indicatoren en informatievragen in de verschillende uitwisselprofielen worden algemene uitgangspunten gehanteerd. Uitgangspunten die gelden voor specifieke indicatoren of informatievragen worden bij de functionele beschrijving van de betreffende indicator beschreven. Indicator-specifieke uitgangspunten gaan voor op algemene uitgangspunten van een uitwisselprofiel.

Voor alle uitwisselprofielen gelden onderstaande algemene uitgangspunten.

Afspraken over de verversingstermijnen staan hier: https://kik-v-publicatieplatform.nl/afsprakenset/_/content/docs/modelgegevensset

Uren omrekenen naar fte

Voor een aantal indicatoren en informatievragen waar het aantal fte berekend wordt geldt het volgende. Bij deze indicatoren worden het aantal uren berekend. Bij een aantal indicatoren wordt in een laatste stap ook het aantal fte (o.b.v. 36 uren) berekend. Daarnaast kan iedere afnemer van gegevens op basis van het aantal berekende uren zijn/haar eigen definitie van fte toepassen, zoals 36, 38 of 40 uur per week. Een afnemer kan op deze manier ook zelf het aantal fte berekenen.

Relaties tussen werkovereenkomsten, rollen en groepen

Voor de berekeningen met werkovereenkomsten en/of medewerkers worden de volgende definities en relaties gehanteerd: klik hier.

Zorgverleners selecteren

Elke zorgaanbieder bepaalt op basis van de 'functie', welke personen vallen onder zorggerelateerde werknemers.
Hierbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

• De zorgaanbieder bepaalt welke functies zorgverlener zijn (de overige functies behoren dan tot de groep ‘niet-zorgverlener’).
• Of een persoon een zorgverlener is wordt bepaald op basis van de functie van die persoon gedurende een bepaalde periode.
• Dit betreft de functie die vermeld staat in de werkovereenkomst van de werknemer.
• Functies die bijvoorbeeld kunnen vallen onder de definitie van zorgverlener zijn: behandelaren, verpleegkundigen, verzorgenden, helpenden, geestelijk verzorgenden, gastvrouwen, vrijwilligerscoördinatoren, activiteitencoördinatoren, welzijnsmedewerkers, medewerkers activiteitenbegeleiding, beweegagogen, sociaal agogen, leerlingen, medewerkers leefplezier, woonbegeleiders, medewerkers zorg & welzijn, zij instromers met BBL-opleiding, stagiaires, huiskamermedewerkers, SPW-ers, familiecoaches, voedingsassistenten die direct werken met klanten, huishoudelijke medewerkers of facilitaire medewerkers die direct werken met klanten, catering medewerkers die direct werken met klanten, locatiemanagers en teamleiders en anderen als ze (deels) werken als zorgpersoneel.
• Nota bene: De aanwezigheid en/of hoeveelheid direct en indirect cliënt-contact is niet bepalend voor de selectie van functies. Of en in hoeverre de aanwezigheid en/of hoeveelheid cliënt-contact wordt meegewogen in de selectie van functies die als zorgverlener worden aangemerkt, is aan de zorgaanbieder zelf.

NB: De zorgaanbieder dient hiervoor een lijst met de indeling van de functies op te stellen (en te onderhouden). Bijvoorbeeld:

Functie	Zorgverlener?
Specialist ouderen geneeskunde	Ja
Functioneel beheerder	Nee

Kwalificatieniveau bepalen

Elke zorgaanbieder bepaalt welke personen vallen in een bepaald kwalificatieniveau. Hierbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

• Het kwalificatieniveau wordt bepaald op basis van de functie die geregistreerd is bij de werkovereenkomst.
• Elke functie is ingedeeld in maximaal één kwalificatieniveau.
• Een kwalificatieniveau kan meerdere functies bevatten.
• De zorgaanbieder bepaalt in welk kwalificatieniveau een functie wordt ingedeeld. De indeling vindt plaats in een van de 9 kwalificatieniveaus uit de lijst met kwalificatieniveaus uit het Handboek in het kwaliteitskader verpleeghuiszorg.
• Doorstroom wordt bepaald o.b.v. het kwalificatieniveau o.b.v. de functie in de werkovereenkomst op 2 verschillende tijdstippen. Wanneer op een van deze tijdstippen het kwalificatieniveau niet bepaald kan worden, worden de betreffende werkovereenkomsten niet meegenomen in de berekening.

De indeling vindt plaats in een van de volgende 9 kwalificatieniveaus:

• Kwalificatieniveau 1;
• Kwalificatieniveau 2;
• Kwalificatieniveau 3;
• Kwalificatieniveau 4;
• Kwalificatieniveau 5;
• Kwalificatieniveau 6;
• Behandelaren/(para)medisch;
• Overig zorgpersoneel;
• Leerlingen.

De indeling van zorgverleners in een kwalificatieniveau wordt bepaald op basis van de functie in de werkovereenkomst. Om te bepalen in welk kwalificatieniveau een functie ingedeeld dient te worden, kan het volgende overzicht als leidraad gebruikt worden:

• Kwalificatieniveau 1: zorghulp/ zorg-assistent;
• Kwalificatieniveau 2: helpende (inclusief 2+: helpende met extra certificaat om medicatie te mogen delen);
• Kwalificatieniveau 3: verzorgende (IG);
• Kwalificatieniveau 4: verpleegkundige op mbo-niveau;
• Kwalificatieniveau 5: verpleegkundige op hbo-niveau;
• Kwalificatieniveau 6: verpleegkundige op hbo-niveau;
• Behandelaren/(para)medisch: SOG;
• Overig zorgpersoneel: ...;
• Leerlingen: BBL-leerling.

Ziekteperiode indelen in kort of lang

• Een verzuimgeval wordt ingedeeld in één duurklasse. Een duurklasse is 'kort' of 'lang'. Kort betreft een periode van 28 dagen, lang een periode van 29 dagen of langer.
• De totale duur van het verzuim is bepalend voor de indeling in duurklassen 'kort' en 'lang'. De duur van het verzuim wordt bepaald op basis van de eerste ziektedag en de laatste ziektedag (hersteldatum minus 1 dag) of, in geval de laatste ziektedag nog niet is bereikt, tot en met de einddatum van de verslagperiode. De eerste ziektedag kan daarbij dus voor de verslagperiode (van bijvoorbeeld een kwartaal) liggen. Stel dat een werknemer 405 dagen ziek is geweest. In dat geval worden alle ziektedagen in de duurklasse 'lang' geplaatst. Als we kijken naar de verslagperiode (van bijvoorbeeld een kwartaal) waarin de werknemer op dag 11 hersteld was, dan vallen de eerste 395 dagen voor de verslagperiode (van het betreffende kwartaal) en de overige 10 ziektedagen in de verslagperiode (het betreffende kwartaal). Het aantal ziektedagen van 10 tellen mee bij 'lang' verzuim in de verslagperiode.

Verzuimpercentage

• Voor de berekening van verzuim wordt gewerkt met kalenderdagen (i.p.v. werkdagen/dienstverbanddagen). De berekening van verzuim is gebaseerd op de CBS-methode (kalenderdagen), in combinatie met de part-time factor. Bij Vernet wordt tevens gebruik gemaakt van part-time factor.
• Waarom kalenderdagen? Je hoeft geen rekening te houden met wanneer iemand ‘zou moeten werken’. Anders is er noodzaak naar de registratie van beoogde te werken uren te gaan kijken (planning). Deze gegevens zijn ons inziens lastiger uit bronsystemen te halen.
• Waarom parttime-time factor? Zuiverdere berekening van capaciteitsverlies in geval van parttime werkers.

Indeling in Wlz-sectoren

Bij een aantal indicatoren worden cliënten op basis van de Wlz-indicatie ingedeeld in een van de volgende 8 Wlz-sector:

• VV;
• VG;
• LVG;
• LG;
• ZGaud;
• ZGvis;
• GGZ-B
• GGZ-Wonen.

Gebruik van vestiging

Bij een aantal indicatoren worden de resultaten berekend per vestiging. De zorgkantoren en de IGJ spreken hier ook wel over locatie. In de model gegevensset wordt hiervoor vestiging gebruikt zoals deze is geregistreerd bij de KvK.

Gebruik van capaciteit en bezetting

Voor de indicatoren die gaan over capaciteit en bezetting geldt het volgende:

• Capaciteit en bezetting worden niet gecombineerd in één indicator.
• De capaciteit wordt uitgedrukt in 'aantal wooneenheden' of 'aantal personen' bij een vestiging en/of bij de organisatie als geheel.
• Deze aantallen worden bepaald o.b.v. de registratie in het Electronisch Cliënten Dossier: aantal woonheden bij een vestiging en per wooneenheid het aantal personen.
• Het is niet mogelijk om capaciteit uit te drukken in aantallen cliënten of personen met bepaalde kenmerken, zoals diagnose, zorgprofiel, etc. Dit geldt ook voor ‘partners’ van cliënten.
• Het betreft wooneenheden die geschikt zijn voor bewoning door een of meerdere cliënten en/of een partner. In geval van capaciteit is het dus onbekend of personen cliënten, partners of andere typen personen betreft.
• Een wooneenheid is het samenstel van één, of meerdere kamer of ruimtes (onz-g:Room), die samen geschikt zijn voor bewoning en geen kleinere wooneenheden bevat. Een wooneenheid betreft dus de kleinste eenheid geschikt voor bewoning. Een lokatie met meerdere wooneenheden wordt op zichzelf dus niet beschouwd als een wooneenheid, ook al biedt die lokatie wel de mogelijkheid om er te wonen. De nadruk bij dit concept ligt derhalve op het begrip ’–eenheid’.
• De bezetting kan uitgedrukt worden in ‘aantallen wooneenheden waarin cliënten op dat moment verblijven’ of ‘aantallen cliënten met specifieke kenmerken', zoals indicatie, leveringsvorm of zorgprofiel.

Definities van peildatum, meetmoment en meetperiode

• De peildatum betreft de dag op basis waarvan de indicator berekend wordt.

  Bijvoorbeeld: Het aantal medewerkers met een arbeidsovereenkomst op 1 januari (peildatum) betreft het aantal medewerkers dat op 1 januari beschikte over een arbeidsovereenkomst.

  NB: De peildatum kan op verschillende manieren bepaald worden. Een peildatum (1 januari 2023) kan bijvoorbeeld als variabele worden ingevoerd, maar ook op basis van de beschikbare gegevens bepaald worden, omdat er geen historie wordt bijgehouden. Dit laatste voorbeeld speelt bij capaciteit en bezetting. De peildatum wordt bepaald op basis van de registratie.

• Het meetmoment betreft het moment waarop een meting wordt gedaan en de indicator of informatievraag wordt berekend met de op dat moment beschikbare gegevens.

  Bijvoorbeeld: Het aantal medewerkers met een arbeidsovereenkomst op 1 januari (peildatum) kan berekend worden op 1 februari (meetmoment).

• De meetperiode betreft de periode waarover de indicator of informatievraag wordt berekend.

  Bijvoorbeeld: Het aantal medewerkers dat in december (meetperiode) in dienst trad kan berekend worden op 1 februari (meetmoment).

Populatiegrootte

Bij alle indicatoren Basisveiligheid in het uitwisselprofiel 'Zorginstituut Openbaarmaking kwaliteitsindicatoren verpleeghuiszorg' wordt bij een (deel)resultaat van minder dan 10 personen (bijvoorbeeld cliënten of werknemers; n < 10) de indicator niet berekend. In dat geval wordt het volgende getoond: 'Waarneming kleiner dan 10'.

Voor indicatoren 14.1, 14.2, 14.3 en 15.4.2 in het uitwisselprofiel 'Zorgkantoren Inkoopondersteuning en beleidsontwikkeling' geldt het volgende. Een (deel)resultaat van minder dan 10 personen (bijvoorbeeld cliënten of werknemers; n < 10) wordt uitsluitend getoond wanneer het getal een totaal voor de organisatie betreft. In geval van andere (deel)resultaten van minder dan 10 personen wordt het volgende getoond: 'Waarneming kleiner dan 10'.

Voorbeeld:

Peildatum: 1-1-2023

Organisatieonderdeel	Totaal	Aantal cliënten met leveringsvorm Verblijf	Aantal cliënten met leveringsvorm VPT	Aantal cliënten met leveringsvorm MPT
Organisatie	32	Niet van toepassing	Niet van toepassing	Niet van toepassing
Vestiging De Beuk	Niet van toepassing	Waarneming kleiner dan 10	Waarneming kleiner dan 10	Waarneming kleiner dan 10
Vestiging de Eik	Niet van toepassing	11	11	Waarneming kleiner dan 10

Resultaten voordat deze zijn afgeschermd:

Organisatieonderdeel	Totaal	Aantal cliënten met leveringsvorm Verblijf	Aantal cliënten met leveringsvorm VPT	Aantal cliënten met leveringsvorm MPT
Organisatie	32	14**	14**	4**
Vestiging De Beuk	9**	3*	3*	3*
Vestiging de Eik	23**	11	11	1*

-*- Resultaat wordt afgeschermd omdat de waarneming kleiner dan 10 is.

** Resultaat wordt niet berekend (niet van toepassing).

Aandachtspunten bij indicatoren die putten uit het grootboek

Voor deze indicatoren geldt het volgende:

• Het datumveld dat benodigd is bij deze indicatoren is de boekingsdatum. De boekingsdatum is de datum of periode waarop het financiële feit (boeking) betrekking heeft.
• Bij enkele indicatoren zijn voor de volledigheid hoofd- en subrubrieken opgenomen in de tabellen met de verwijzingen naar de betreffende RGS- en Prismant-rubrieken. Voor het berekenen van de indicator dient elke unieke boeking een keer mee te tellen (en niet dubbel, als zowel, hoofdrubriek als subrubriek zijn beschreven).
• De beschrijvingen in de gevalideerde vragen gaan steeds uit van de “formele” beschrijvingen in RGS en Prismant. De selectie van de boekingen hangen echter af van een specifieke implementatie bij een zorgaanbieder. Immers, de inrichting van de boekhouding kan afwijken van RGS en Prismant. De zorgaanbieder kan nl. afwijkende grootboeken hebben gedefinieerd, boekingen onder andere rubrieken hebben ingedeeld of een ander referentieschema gebruiken, etc..
• Deze indicatoren zijn gespecificeerd op basis van zowel RGS als Prismant. Bij implementatie dient er gekozen te worden voor één van deze twee rubriekenschema’s voor alle indicatoren.