Algemene uitgangspunten

Algemene uitgangspunten

Voor de berekening van de indicatoren en informatievragen in de verschillende uitwisselprofielen worden algemene uitgangspunten gehanteerd. Uitgangspunten die gelden voor specifieke indicatoren of informatievragen worden bij de functionele beschrijving van de betreffende indicator beschreven. Indicator-specifieke uitgangspunten gaan voor op algemene uitgangspunten van een uitwisselprofiel.

Voor alle uitwisselprofielen gelden onderstaande algemene uitgangspunten.

Afspraken over de verversingstermijnen staan hier: https://kik-v-publicatieplatform.nl/afsprakenset/_/Documentatie/modelgegevensset

Uren omrekenen naar fte

Voor een aantal indicatoren en informatievragen waar het aantal fte berekend wordt geldt het volgende. Bij deze indicatoren worden het aantal uren berekend. Bij een aantal indicatoren wordt in een laatste stap ook het aantal fte (o.b.v. 36 uren) berekend. Daarnaast kan iedere afnemer van gegevens op basis van het aantal berekende uren zijn/haar eigen definitie van fte toepassen, zoals 36, 38 of 40 uur per week. Een afnemer kan op deze manier ook zelf het aantal fte berekenen.

Delen door nul

In berekeningen met een deelsom dient de noemer (getal onder de streep) geen nul te zijn. De uitkomst zou oneindig zijn. Indien sprake is van delen door nul wordt als resultaat 'Ongedefinieerd' weergegeven.

Niet beschikbare posten

Posten waarvoor geen data beschikbaar is worden gedefinieerd als 'Niet beschikbaar'. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen als er voor de totale huurkosten geen huurkosten gemaakt zijn (in de relevante periode). Bij berekeningen (bijvoorbeeld sommen en ratio's) worden deze niet beschikbare posten beschouwd als 0. Hierdoor breekt de berekening niet wanneer er voor een samengestelde post één van de sub-posten niet beschikbaar is, maar andere sub-posten wel, want dan wordt voor de som/berekening de sub-post zonder data beschouwd als 0.

Afronding uitkomsten

Bij berekeningen waarbij decimalen in de uitkomst voorkomen (bijvoorbeeld bij ratio's en percentages) wordt standaard afgerond op twee decimalen, tenzij anders gespecificeerd in de functionele omschrijving.

De overgangsperiode voor het doorvoeren van deze wijziging loopt van juli 2026 tot en met december 2026. Vanaf 1 januari 2027 zal deze afspraak voor elk uitwisselprofiel gelden.

Relaties tussen werkovereenkomsten, rollen en groepen

Voor de berekeningen met werkovereenkomsten en/of medewerkers worden de volgende definities en relaties gehanteerd: klik hier.

Zorgverleners selecteren

Elke zorgaanbieder bepaalt op basis van de 'functie', welke personen vallen onder zorggerelateerde werknemers.
Hierbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

• De zorgaanbieder bepaalt welke functies zorgverlener zijn (de overige functies behoren dan tot de groep ‘niet-zorgverlener’).
• Of een persoon een zorgverlener is wordt bepaald op basis van de functie van die persoon gedurende een bepaalde periode.
• Dit betreft de functie die vermeld staat in de werkovereenkomst van de werknemer.
• Functies die bijvoorbeeld kunnen vallen onder de definitie van zorgverlener zijn: behandelaren, verpleegkundigen, verzorgenden, helpenden, geestelijk verzorgenden, gastvrouwen, vrijwilligerscoördinatoren, activiteitencoördinatoren, welzijnsmedewerkers, medewerkers activiteitenbegeleiding, beweegagogen, sociaal agogen, leerlingen, medewerkers leefplezier, woonbegeleiders, medewerkers zorg & welzijn, zij instromers met BBL-opleiding, stagiaires, huiskamermedewerkers, SPW-ers, familiecoaches, voedingsassistenten die direct werken met klanten, huishoudelijke medewerkers of facilitaire medewerkers die direct werken met klanten, catering medewerkers die direct werken met klanten, locatiemanagers en teamleiders en anderen als ze (deels) werken als zorgpersoneel.
• Nota bene: De aanwezigheid en/of hoeveelheid direct en indirect cliënt-contact is niet bepalend voor de selectie van functies. Of en in hoeverre de aanwezigheid en/of hoeveelheid cliënt-contact wordt meegewogen in de selectie van functies die als zorgverlener worden aangemerkt, is aan de zorgaanbieder zelf.

NB: De zorgaanbieder dient hiervoor een lijst met de indeling van de functies op te stellen (en te onderhouden). Bijvoorbeeld:

Kwalificatieniveau bepalen

Elke zorgaanbieder bepaalt welke personen vallen in een bepaald kwalificatieniveau. Hierbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

• Het kwalificatieniveau wordt bepaald op basis van de functie die geregistreerd is bij de werkovereenkomst.
• Elke functie is ingedeeld in maximaal één kwalificatieniveau.
• Een kwalificatieniveau kan meerdere functies bevatten.
• De zorgaanbieder bepaalt in welk kwalificatieniveau een functie wordt ingedeeld. De indeling vindt plaats in een van de 9 kwalificatieniveaus uit de lijst met kwalificatieniveaus uit het Handboek in het kwaliteitskader verpleeghuiszorg.
• Doorstroom wordt bepaald o.b.v. het kwalificatieniveau o.b.v. de functie in de werkovereenkomst op 2 verschillende tijdstippen. Wanneer op een van deze tijdstippen het kwalificatieniveau niet bepaald kan worden, worden de betreffende werkovereenkomsten niet meegenomen in de berekening.

De indeling vindt plaats in een van de volgende 9 kwalificatieniveaus:

• Kwalificatieniveau 1;
• Kwalificatieniveau 2;
• Kwalificatieniveau 3;
• Kwalificatieniveau 4;
• Kwalificatieniveau 5;
• Kwalificatieniveau 6;
• Behandelaren/(para)medisch;
• Overig zorgpersoneel;
• Leerlingen.

De indeling van zorgverleners in een kwalificatieniveau wordt bepaald op basis van de functie in de werkovereenkomst. Om te bepalen in welk kwalificatieniveau een functie ingedeeld dient te worden, kan het volgende overzicht als leidraad gebruikt worden:

• Kwalificatieniveau 1: zorghulp/ zorg-assistent;
• Kwalificatieniveau 2: helpende (inclusief 2+: helpende met extra certificaat om medicatie te mogen delen);
• Kwalificatieniveau 3: verzorgende (IG);
• Kwalificatieniveau 4: verpleegkundige op mbo-niveau;
• Kwalificatieniveau 5: verpleegkundige op hbo-niveau;
• Kwalificatieniveau 6: verpleegkundige op hbo-niveau;
• Behandelaren/(para)medisch: SOG;
• Overig zorgpersoneel: ...;
• Leerlingen: BBL-leerling.

Ziekteperiode indelen in kort of lang

• Een verzuimgeval wordt ingedeeld in één duurklasse. Een duurklasse is 'kort' of 'lang'. Kort betreft een periode van 28 dagen, lang een periode van 29 dagen of langer.
• De totale duur van het verzuim is bepalend voor de indeling in duurklassen 'kort' en 'lang'. De duur van het verzuim wordt bepaald op basis van de eerste ziektedag en de laatste ziektedag (hersteldatum minus 1 dag) of, in geval de laatste ziektedag nog niet is bereikt, tot en met de einddatum van de verslagperiode. De eerste ziektedag kan daarbij dus voor de verslagperiode (van bijvoorbeeld een kwartaal) liggen. Stel dat een werknemer 405 dagen ziek is geweest. In dat geval worden alle ziektedagen in de duurklasse 'lang' geplaatst. Als we kijken naar de verslagperiode (van bijvoorbeeld een kwartaal) waarin de werknemer op dag 11 hersteld was, dan vallen de eerste 395 dagen voor de verslagperiode (van het betreffende kwartaal) en de overige 10 ziektedagen in de verslagperiode (het betreffende kwartaal). Het aantal ziektedagen van 10 tellen mee bij 'lang' verzuim in de verslagperiode.
• Bij het uitwisselprofiel Zorgkantoren worden 4 verzuimcategorieën gebruikt, aansluitend op de Vernet definitie. Het gaat hierbij om kortdurend verzuim, van 14 dagen of minder, middellang verzuim, van 15 t/m 91 dagen, langdurend verzuim, van 92 t/m 365 dagen, en extra langdurend verzuim, van 366 t/m 730 dagen. Hierbij wordt ook onderscheid gemaakt tussen verzuim inclusief en exclusief zwangerschapsverlof. Dit geldt alleen bij lang en extra langdurend verzuim, aangezien zwangerschapsverlof langer is dan de kortere verzuimperiodes. Het bovenstaande punt gaat hier ook op; de totale duur van het verzuim is bepalend voor de indeling in duurklassen. Deze categorieën zullen op den duur in meer uitwisselprofielen toegepast worden.

Verzuimpercentage

• Voor de berekening van verzuim wordt gewerkt met kalenderdagen (i.p.v. werkdagen/dienstverbanddagen). De berekening van verzuim is gebaseerd op de CBS-methode (kalenderdagen), in combinatie met de part-time factor. Bij Vernet wordt tevens gebruik gemaakt van part-time factor.
• Waarom kalenderdagen? Je hoeft geen rekening te houden met wanneer iemand ‘zou moeten werken’. Anders is er noodzaak naar de registratie van beoogde te werken uren te gaan kijken (planning). Deze gegevens zijn ons inziens lastiger uit bronsystemen te halen.
• Waarom parttime-time factor? Zuiverdere berekening van capaciteitsverlies in geval van parttime werkers.

Indeling in Wlz-sectoren

Bij een aantal indicatoren worden cliënten op basis van de Wlz-indicatie ingedeeld in een van de volgende 8 Wlz-sector:

• VV;
• VG;
• LVG;
• LG;
• ZGaud;
• ZGvis;
• GGZ-B
• GGZ-Wonen.

De zorgprofielen die binnen elk van deze sectoren vallen staan op de volgende website gepubliceerd: https://tog.vektis.nl/Webinfo.aspx?ID=Prestatiecodelijsten Ten aanzien van de bovenstaande 8 Wlz-sectoren betreft dit de volgende lijst: 055 - Prestatiecodelijst Wlz.

Gebruik van vestiging

Bij een aantal indicatoren worden de resultaten berekend per vestiging. De zorgkantoren en de IGJ spreken hier ook wel over locatie. In de model gegevensset wordt hiervoor vestiging gebruikt zoals deze is geregistreerd bij de KvK.

Voor het uitwisselprofiel 'Uitwisselprofiel Zorgkantoren Inkoopondersteuning en beleidsontwikkeling' geldt het volgende:

• Voor indicatoren 1 t/m 12, 14, 15.1/2/3, 15.4.1/2/3 en 16 geldt dat zorgkantoren ontvangen uitsluitend uitkomsten over de vestiging(en) waarmee een overeenkomst is afgesloten. Voor deze indicatoren betreft het "totaal organisatie" de som van de gecontracteerde vestigingen en datgene wat niet aan vestigingen is toebedeeld. Bij dat laatste kan gedacht worden aan medewerkers op het hoofdkantoor en "zorg thuis"-cliënten die niet aan vestiging gekoppeld worden.
• De indicatoren 13, 15.4.4/5/6 en 18 t/m 25 zijn uitsluitend op organisatieniveau beschikbaar en worden niet per zorgkantoor uitgesplitst. Hier krijgen dus alle zorgkantoren die een contract met deze zorgaanbieder hebben de gegevens van de hele organisatie, inclusief eventuele vestigingen binnen een andere zorgkantoor-regio.
• De indicatoren onder 17 betreffen een aanvullend gegeven, waar de zorgaanbieder de voor de zorgkantoor relevante geplande wijzigingen in capaciteit invult. Dit hoeft alleen voor veranderingen binnen de ZK-regio's van het aanvragend zorgkantoor.

Het gebruik van declaraties

Bij een aantal indicatoren worden gegevens uit de indicatie gebruikt voor:

• het indelen van declaraties en cliënten in een wet, Wlz-sector of leveringsvorm in de VV (Verblijf, VPT, MPT en PGB).
• het berekenen van bedragen die gedeclareerd zijn.
• het bepalen van de periode waarin de zorg geleverd is.

De berekening van deze indicatoren en verdeelsleutels vindt plaats op basis van gegevens de codelijsten zoals gepubliceerd door Vektis en het Zorginstituut Nederland.

_NB: Voor het berekenen van de indicatoren wordt gebruikt gemaakt van de gegevens zoals deze (op basis van de indicatie) zijn verwerkt in het ECD. Welke velden dit in een bepaald ECD betreft, staat beschreven in het referentieontwerp van het betreffende ECD. Hierin staat tevens beschreven op welke manier deze gegevens ontsloten kunnen worden vanuit het ECD en gerelateerd zijn aan de ontologie. Daarnaast kan het voorkomen dat er extra gegevens nodig zijn om gegevens aan elkaar te relateren, bijvoorbeeld een identificatie. Ook deze gegevens staan vermeld in het referentieontwerp

Daarnaast dient de verwerking van deze gegevens tot indicatoren nog in de praktijk getoetst te worden. Onduidelijk is bijvoorbeeld nog op welke manieren een declaratie als goedgekeurd wordt aangemerkt._

Indelen in Zvw, Wlz, sector VV in de Wlz, ELV en GRZ

Een indeling in de Wlz vindt plaats als de prestatiecode bij de indicatie voorkomt op de volgende codelijst:

• '055 - Prestatiecodelijst Wlz'.

Een indeling in de Zvw vindt plaats als de prestatiecode bij de indicatie voorkomt op een van de volgende codelijsten:

• '065 - Prestatiecodelijst Wijkverpleging';
• '066 - Prestatiecodelijst Zorg zintuigelijk gehandicapten';
• '068 - Prestatiecodelijst Eerstelijnsverblijf';
• '070 - Prestatiecodelijst Geneeskundige Zorg aan Specifieke Patientengroepen';
• '072 - Prestatiecodelijst Wet Zorg en Dwang'.

Een indeling in Eerstelijnsverblijf (ELV) vindt plaats als de prestatiecode bij de indicatie voorkomt op de volgende codelijst:

• '068 - Prestatiecodelijst eerstelijnsverblijf'.

Een indeling in Geriatrische Revalidatiezorg (GRZ) vindt plaats als de zorgproductcode bij de indicatie voorkomt op de volgende codelijst:

• 'Zorgproducten Tabel v20230420' (https://puc.overheid.nl/nza/doc/PUC_740006_22/1/).

Voor de indeling in een Wlz-sector (VV, VG, LVG, LG, ZGaud, ZGvis, GGZ-B en GGZ-W) wordt gebruikt gemaakt van zorgprofiel zoals vermeld in het indicatiebesluit. Op basis van de gegevens in het indicatiebesluit wordt bepaald welke declaratie gebruikt dient te worden voor indelingen en/of berekeningen (Zie eerder in deze paragraaf).

Voor de indeling in een leveringsvormen (Verblijf, VPT, MPT en PGB) in de Wlz-sector VV wordt gebruikt gemaakt van de leveringsvorm zoals vermeld in het indicatiebesluit. Op basis van de gegevens in het indicatiebesluit wordt bepaald welke declaratie gebruikt dient te worden voor indelingen en/of berekeningen (Zie eerder in deze paragraaf).

Indelen in Forensische zorg

Een prestatie wordt ingedeeld in Forensische zorg (FZ) als de prestatie bij de indicatie voorkomt op de volgende codelijst:

• Lijst '071- Prestatiecodelijst Geestelijke gezondheidszorg en Forensische zorg volgens ZPM'.

Indelen in WMO en Jeugdwet

Een indeling van declaraties in de Wmo vindt plaats als de indicatie een WMO-product betreft.

Een indeling van declaraties in de Jeugdwet vindt plaats als de indicatie een Jeugdwet product betreft.

Bronnen (12-2-2024)

• AW320-bericht: https://www.vektis.nl/standaardisatie/standaarden/AW320-1.4
• Prestatiecodelijsten: https://tog.vektis.nl/WebInfo.aspx?ID=Prestatiecodelijsten
• iWMO: https://informatiemodel.istandaarden.nl/iWmoJw30_Eb10/views/view_28519.html
• COD954 codelijst: https://www.vektis.nl/standaardisatie/codelijsten/COD954-VEKT
• iWMO-codelijst: https://informatiemodel.istandaarden.nl/iWmoJw30_Eb10/views/view_30198.html

Gebruik van capaciteit en bezetting

Voor de indicatoren die gaan over capaciteit en bezetting geldt het volgende:

• Capaciteit en bezetting worden niet gecombineerd in één indicator.
• De capaciteit wordt uitgedrukt in 'aantal wooneenheden' of 'aantal personen' bij een vestiging en/of bij de organisatie als geheel.
• Deze aantallen worden bepaald o.b.v. de registratie in het Elektronisch Cliënten Dossier: aantal woonheden bij een vestiging en per wooneenheid het aantal personen.
• Het is niet mogelijk om capaciteit uit te drukken in aantallen cliënten of personen met bepaalde kenmerken, zoals diagnose, zorgprofiel, etc. Dit geldt ook voor ‘partners’ van cliënten.
• Het betreft wooneenheden die geschikt zijn voor bewoning door een of meerdere cliënten en/of een partner. In geval van capaciteit is het dus onbekend of personen cliënten, partners of andere typen personen betreft.
• Een wooneenheid is het samenstel van één, of meerdere kamer of ruimtes (onz-g:Room), die samen geschikt zijn voor bewoning en geen kleinere wooneenheden bevat. Een wooneenheid betreft dus de kleinste eenheid geschikt voor bewoning. Een locatie met meerdere wooneenheden wordt op zichzelf dus niet beschouwd als een wooneenheid, ook al biedt die lokatie wel de mogelijkheid om er te wonen. De nadruk bij dit concept ligt derhalve op het begrip ’–eenheid’.
• De bezetting kan uitgedrukt worden in ‘aantallen wooneenheden waarin cliënten op dat moment verblijven’ of ‘aantallen cliënten met specifieke kenmerken', zoals indicatie, leveringsvorm of zorgprofiel.

Peildatum, meetmoment en meetperiode

• De peildatum betreft de dag op basis waarvan de indicator berekend wordt.

  Bijvoorbeeld: Het aantal medewerkers met een arbeidsovereenkomst op 1 januari (peildatum) betreft het aantal medewerkers dat op 1 januari beschikte over een arbeidsovereenkomst.

  NB: De peildatum kan op verschillende manieren bepaald worden. Een peildatum (1 januari 2023) kan bijvoorbeeld als variabele worden ingevoerd, maar ook op basis van de beschikbare gegevens bepaald worden, omdat er geen historie wordt bijgehouden. Dit laatste voorbeeld speelt bij capaciteit en bezetting. De peildatum betreft in dat geval de datum van de datum waarop de gegevens uit het bronsysteem geëxporteerd zijn.

• Het meetmoment betreft het moment waarop een meting wordt gedaan en de indicator of informatievraag wordt berekend met de op dat moment beschikbare gegevens.

  Bijvoorbeeld: Het aantal medewerkers met een arbeidsovereenkomst op 1 januari (peildatum) kan berekend worden op 1 februari (meetmoment).

• De meetperiode betreft de periode waarover de indicator of informatievraag wordt berekend.

  Bijvoorbeeld: Het aantal medewerkers dat in december (meetperiode) in dienst trad kan berekend worden op 1 februari (meetmoment).

Aandachtspunten bij indicatoren die putten uit het grootboek

De financiële indicatoren worden berekend op basis van de boekingen (grootboekposten) en saldi uit de financiële administratie van de zorgaanbieder. Daarvoor gelden de uitgangspunten in deze paragraaf.

Rubrieken en rubriekschema's

1. Bij enkele indicatoren zijn voor de volledigheid hoofd- en subrubrieken opgenomen in de tabellen met de verwijzingen naar de betreffende RGS- en Prismant-rubrieken. Voor het berekenen van de indicator dient elke unieke boeking een keer mee te tellen (en niet dubbel, als zowel, hoofdrubriek als subrubriek zijn beschreven).
2. Deze indicatoren zijn gespecificeerd op basis van zowel RGS als Prismant. Bij implementatie dient er gekozen te worden voor één van deze twee rubriekenschema’s voor alle indicatoren.
3. De beschrijvingen in de indicatoren gaan steeds uit van de “formele” beschrijvingen in RGS en Prismant. De selectie van de boekingen hangen echter af van een specifieke implementatie bij een zorgaanbieder. Immers, de inrichting van de boekhouding kan afwijken van RGS en Prismant. De zorgaanbieder kan namelijk afwijkende grootboekrubrieken hebben gedefinieerd, boekingen onder andere rubrieken hebben ingedeeld etc.
4. Bij Prismant bevatten de rubrieken alleen de boekingen direct op de betreffende rubrieken. Bij rubriek 413000 gaat KIK-V uit van alleen direct op deze rubriek geboekte posten en dat geen consolidatie plaatsvindt van de overige 413xxx rubrieken naar 413000. Indien wel consolidatie gewenst is, wordt bijvoorbeeld 413000 als 413xxx aangeduid. Dan worden alle rubrieknummers beginnend met 413 geconsolideerd.
5. Bij RGS bevatten rubrieken een totaaltelling van alle boekingen op alle onderliggende rubrieken. Dus BLim (Liquide middelen) bevat alle boekingen op BLimKas (Kasmiddelen), BLimBan (Tegoeden bij banken) en BLimKru (Kruisposten). BLimKas (Kasmiddelen) bevat vervolgens (ook) BLimKasKas (Kas) en BLimKasKlk (Kleine kas) etc.
6. Indien een rubriek geen saldo bevat, op de gedefinieerde datum (balans) of in de gedefinieerde periode (Winst- en verliesrekening) wordt dit als 'Ongedefinieerd' weergegeven. Dit wijkt af van indien de som van de boekingen 0 is. 'Ongedefinieerd' en 0 kunnen dus beiden voorkomen in een overzicht van rubrieken.

Positieve en negatieve bedragen

1. Financiële indicatoren leveren bedragen op zoals die in de jaarrekening staan: elke post is positief in zijn eigen richting. Baten (opbrengsten) en lasten (kosten) zijn allebei positief. Op de balans zijn zowel de activa als de passiva (eigen vermogen, voorzieningen en schulden) positief. Uitkomsten die uit andere posten worden berekend, volgen de berekening van het jaarrekeningmodel; zo is het resultaat de baten minus de lasten.
2. Een negatieve uitkomst is geen fout. Het betekent dat de post in de meetperiode of op de peildatum de andere kant op staat dan gebruikelijk. Voorbeelden:
   • een negatief resultaat: er is verlies geleden;
   • een negatief eigen vermogen of een negatieve reserve, bijvoorbeeld door opgebouwde verliezen;
   • negatieve lasten: creditnota's, correcties of de vrijval van een te hoge reservering of voorziening zijn in de meetperiode groter dan de lasten zelf;
   • negatieve baten: terugbetalingen of nacalculaties over eerdere perioden zijn in de meetperiode groter dan de baten zelf;
   • een negatieve balanspost, bijvoorbeeld een bankrekening die rood staat en is ingedeeld bij de liquide middelen;
   • een tegenrekening die een post verlaagt, zoals kortingen op de omzet of cumulatieve afschrijvingen.
3. Negatieve bedragen worden niet omgezet naar positieve bedragen (geen absolute waarde) en niet op 0 gezet.
4. Een indicator kan hiervan afwijken, bijvoorbeeld als een correctie als positief bedrag wordt gevraagd en daarna van een andere post wordt afgetrokken. Dat staat dan in de functionele beschrijving van de indicator.

Teken in de gegevensset. In het grootboek heeft een boeking een debet- of creditbedrag. In de gegevensset krijgt elke grootboekpost en elk saldo één bedrag in de richting van de jaarrekeningpost:

bedrag = (debet − credit) × tekenfactor

De tekenfactor is +1 voor posten met een debetsaldo (activa en lasten) en −1 voor posten met een creditsaldo (passiva en baten). De factor hangt af van de RGS-rubriek waarop de boeking is ingedeeld, niet van de individuele boeking of van het saldo van de eigen grootboekrekening. Daardoor krijgt een tegenboeking vanzelf het juiste teken: een debetboeking op een batenrubriek of een creditboeking op een lastenrubriek wordt negatief. De indicatoren tellen de bedragen binnen een post op zonder het teken om te keren.

De tekenfactor volgt uit het begin van de RGS-referentiecode. Passen meerdere regels, dan geldt de regel met de langste code.

1B

1BIva

1BMva

1BFva

1BVrd

1BOdb

1BVor

1BVfi

1BEff

1BLim

1BEiv

1BVrz

1BLas

1BSch

1W

1WKpr

1WPer

1WAfs

1WWvi

1WBwv

1WBed

1WWfa

1WFbe

1WBel

1WOmz

1WBat

1WWiv

1WOvb

1WOvt

1WRed

1WFbeRlm

1WFbe

Werkt de zorgaanbieder met Prismant, dan volgt de tekenfactor uit de RGS-referentiecode die in de mapping van Prismant naar RGS Zorg bij de Prismant-rubriek hoort.

Datum en periode van een boeking

1. Leidend voor de vraag in welke meetperiode een boeking meetelt, is de boekperiode: het boekjaar en de periode in de financiële administratie waaraan de boeking is toegerekend. Dat is de periode waarop het financiële feit betrekking heeft. Dit geldt voor boekingen op zowel de winst-en-verliesrekening als de balans.

2. Niet leidend zijn:

   • de factuurdatum of boekstukdatum: de datum van het brondocument;
   • de invoer- of verwerkingsdatum: de datum waarop de boeking in de administratie is ingevoerd;
   • de betaal- of vervaldatum.

   Voorbeeld: zorg die in januari is geleverd, wordt op 10 februari gedeclareerd en op 15 februari geboekt in periode 1 (januari). De boeking telt mee in januari. Een energiefactuur met factuurdatum 15 januari 2026 over december 2025, die is geboekt in periode 12 van 2025, telt mee in december 2025.

3. Elke grootboekpost krijgt in de gegevensset een datum binnen zijn boekperiode. Dat is de boekdatum als die binnen de boekperiode valt, en anders de laatste dag van de boekperiode. Voor afsluitperioden zonder eigen kalendermaand, zie 'Correctieperioden, afsluitperioden en periode 0'. Een indicator neemt de grootboekposten mee met een datum vanaf de begindatum tot en met de einddatum van de meetperiode.

4. Alle indicatoren gaan uit van een minimale periode van 1 maand voor zowel de balans als de winst- en verliesrekening. M.a.w. een (eind)balans betreft de laatste dag van een maand, en een periode in de winst- en verliesrekening betreft een geheel aantal maanden. Als gevolg kunnen in het ETL proces van grootboek naar datastation per rubriek alle grootboekposten (boekingen) per maand geconsolideerd worden. Een dergelijke geconsolideerde grootboekpost (boeking) dient dan als datum de laatste dag van de betreffende maand te krijgen. Uiteraard mogen de oorspronkelijke boekingen in de betreffende maand dan niet opgenomen worden in het datastation, omdat dit tot dubbeltellingen zou leiden (zie ook 'Rubrieken en rubriekschema's', punt 1).

Correctieperioden, afsluitperioden en periode 0

1. Correcties in een open periode. Een boeking die later wordt ingevoerd, maar is toegerekend aan een eerdere boekperiode die nog open staat, telt mee in die eerdere boekperiode. De uitkomst van een indicator over een periode kan daardoor veranderen zolang die periode of het boekjaar niet is afgesloten. Een indicator geeft de stand van de administratie op het meetmoment (zie 'Peildatum, meetmoment en meetperiode'). Bij elke verversing van de gegevensset worden de saldi daarom opnieuw bepaald.
2. Afsluit- en correctieperioden. Veel financiële pakketten kennen na de laatste reguliere periode van een boekjaar één of meer extra perioden (bijvoorbeeld periode 13 en hoger) voor afsluitboekingen, zoals correcties van de accountant, herrubriceringen en de resultaatbestemming. Deze boekingen horen bij het boekjaar en krijgen als datum de laatste dag van het boekjaar; bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar is dat 31 december. De boekdatum van zo'n boeking wordt genegeerd, ook als die in het volgende jaar ligt. Afsluitboekingen tellen daardoor mee in elke meetperiode die de laatste dag van het boekjaar bevat (het hele jaar, het vierde kwartaal, december) en in de balans op die dag, maar niet in een meetperiode die eerder eindigt. Bij consolidatie per maand vallen ze in de laatste maand van het boekjaar.
3. Correcties op een afgesloten boekjaar. Een correctie die na het afsluiten van een boekjaar wordt geboekt, ligt in een boekperiode van een later boekjaar en telt daar mee. Uitkomsten over het afgesloten boekjaar veranderen dan niet. Voorbeeld: een nacalculatie over 2025 die is geboekt in maart 2026, telt mee in maart 2026.
4. Periode 0: start- of beginbalans. Sommige pakketten boeken de startbalans (of een beginbalans) in een aparte periode vóór de eerste reguliere periode, bijvoorbeeld periode 0. Zo'n boeking legt de stand van de balans vast op het moment dat de administratie begint. Het is geen financieel feit dat in die periode heeft plaatsgevonden. In de gegevensset telt periode 0 daarom alleen mee in de saldi (start-, begin- en eindsaldo), en niet als grootboekpost. Anders telt de startbalans twee keer mee, één keer in het saldo en één keer als boeking, en verschijnt hij bovendien als mutatie in de eerste maand van het boekjaar.

Memoriaalboekingen en onverdeeld resultaat

1. Memoriaalboekingen zijn boekingen die niet uit een bank-, kas-, inkoop- of verkoopboek komen, zoals afschrijvingen, overlopende posten, toevoegingen aan en vrijval van voorzieningen, herrubriceringen, correcties en de resultaatbestemming. Ze tellen mee zoals elke andere boeking: op de rubriek waarop ze zijn geboekt en in hun boekperiode. Boekingen worden niet op dagboek of soort boeking geselecteerd of uitgesloten, met uitzondering van de afsluitboeking in punt 5.

2. Het resultaat van een boekjaar is het saldo van alle baten en lasten in dat boekjaar. Zolang het resultaat niet is bestemd, staat het op de balans in het eigen vermogen als onverdeeld resultaat: jaarrekeningpost Onverdeelde winst, bij RGS

   Code gekopieerd

   ...

   Kopieer naar klembord

   1BEivOre

   (standaard de rubriek

   Code gekopieerd

   ...

   Kopieer naar klembord

   1BEivOreRvh

   , Resultaat van het boekjaar) en bij Prismant

   Code gekopieerd

   ...

   Kopieer naar klembord

   1091000

   (Saldo resultatenrekening). Veel financiële pakketten boeken het resultaat niet zelf naar de balans. Het resultaat komt daar pas als de zorgaanbieder het met een memoriaalboeking overboekt naar een reserve of fonds (de resultaatbestemming).

3. Het saldo van de rubriek onverdeeld resultaat op een peildatum bestaat daarom uit twee delen:

   • het saldo van die rubriek zelf tot en met de peildatum, inclusief een eventuele start- of beginbalans en de resultaatbestemming;
   • het resultaat tot en met de peildatum dat het pakket nog niet zelf naar de balans heeft overgebracht. Bij een pakket dat het resultaat nooit zelf overbrengt, is dat het saldo van alle baten en lasten over alle boekjaren. Bij een pakket dat het resultaat bij de jaarovergang in de beginbalans van het nieuwe boekjaar opneemt, is dat alleen het saldo van het lopende boekjaar.

   Zo is de balans op elke peildatum in evenwicht (activa = passiva). Dit werkt alleen als de grootboekrekening waarvan de zorgaanbieder het resultaat overboekt, ook op de rubriek onverdeeld resultaat is ingedeeld.

4. De resultaatbestemming is een boeking tussen balansrubrieken en verandert de winst-en-verliesrekening niet. Het onverdeeld resultaat daalt en de reserve of het fonds stijgt met hetzelfde bedrag. Is de resultaatbestemming in het boekjaar zelf geboekt (bijvoorbeeld in een afsluitperiode), dan toont de balans op de laatste dag van het boekjaar het resultaat al in de reserves; anders staat het daar nog als onverdeeld resultaat.

5. De winst-en-verliesrekening over een boekjaar toont altijd het resultaat van dat boekjaar. Een afsluitboeking die alleen de saldi van de resultaatrekeningen naar de balans overbrengt (de resultaatrekeningen 'op nul zetten'), telt daarom in zijn geheel niet mee als grootboekpost, ook niet de tegenboeking op de balans; anders zou het resultaat van het boekjaar op 0 uitkomen. Het resultaat komt dan via punt 3 in het onverdeeld resultaat.

Balans: start-, begin- en eindbalans

1. Een balans heeft een datum en bevat voor een verzameling balansgrootboekrubrieken voor iedere grootboekrubriek een saldo op de datum van de balans.
2. De startbalans, ook wel openingsbalans genoemd, is de balans bij aanvang van een administratie, nog voordat enige boeking in het grootboek heeft plaatsgevonden. De startbalans is in het algemeen niet meer relevant zodra een meer recente beginbalans is ingelezen.
3. Een beginbalans op een peildatum bevat de startbalans vermeerderd met het totaal van alle (balans)grootboekposten (boekingen) tot de peildatum, dus tot en met de dag voor de peildatum. Wenselijk is dat de saldi van de beginbalans als aparte posten worden ingelezen, waardoor inlezen van de startbalans en de historie voor de beginbalans niet noodzakelijk is.
4. De balans (of eindbalans) op een peildatum bevat de beginbalans vermeerderd met alle (balans) grootboekposten (boekingen) tot en met de peildatum.
5. In het ETL proces van grootboek naar datastation kunnen daarnaast beginbalansen geïmporteerd worden om de efficientie van berekeningen verder te vergroten. Een dergelijke beginbalans dient steeds als datum de eerste dag van de betreffende maand te hebben, en bevat dus de cumulatieve saldi tot en met de laatste dag van de voorgaande maand. Indicatoren bepalen de balans op een peildatum (altijd de laatste dag van de maand) door het meest recente beginbalans saldo (op de eerste dag van de volgende maand of eerder) te vermeerderen met alle boekingen vanaf die meest recente begindatum tot en met de balansdatum.
6. Om alle indicatoren te kunnen berekenen dient de vroegste beginbalansdatum niet later dan 1 januari van twee jaar geleden te zijn. Beter is om in ieder geval de beginbalans van elk boekjaar op te nemen en dat als uitgangspunt te nemen voor het bepalen van de balansposities van de zorgaanbieder. Het jaarlijks opnemen van de beginbalans sluit aan bij de systematiek van de jaarverantwoording voor de zorgaanbieder.
7. Indien een indicator gebruik maakt van zowel de (eind)balans als de winst- en verliesrekening, is de peildatum van de (eind)balansdatum gelijk aan de laatste datum van periode waarop de winst- en verliesrekening betrekking heeft.

Beschikbare uren per maand

De beschikbare uren per maand zijn vastgesteld op 141 uur. De berekening is gebaseerd op een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Hierbij wordt rekening gehouden met 5 weken betaald verlof per jaar, waardoor er 47 werkbare weken per jaar overblijven. Dit komt uit op 1692 uren per jaar. Per maand komt dit (afgerond) op 141 uur.

De berekening is als volgt: 36 uur per week × 47 werkbare weken = 1692 uur per jaar 1692 uur per jaar ÷ 12 maanden = 141 uur per maand (afgerond)