Werking van KIK-V afsprakenset op kortere termijn: het zorgkantoor

Het verhaal van Ilse

Ilse Benting is inkoper bij een zorgkantoor in het oosten van Nederland. Dat is ze nu al een tijd. Zij monitort onder andere afspraken met zorgaanbieders, zoals verwoord zijn in het inkoopcontract. Dat betekent voor haar en haar collega’s dat zij duidelijk moeten maken wat zij van het verpleeghuis op dit punt verwachten en hoe zij hierover geïnformeerd willen worden. Het is immers de bedoeling dat het zorgkantoor en de verpleeghuizen gezamenlijk sturen op bijvoorbeeld een continu leer- en verbeterproces omwille van de kwaliteit of op het vlak van personeelsontwikkeling en andere bedrijfsvoering. Hiervoor worden KPI’s (Key Performance Indicatoren) afgesproken en levert de instelling gegevens aan om te laten zien hoe zij ervoor staan.

Voorheen stelde het zorgkantoor eigen informatievragen samen

Ilse heeft met haar team en de verpleeghuizen in de regio nagedacht over de voorwaarden die zij vanuit het zorgkantoor willen stellen aan verpleeghuizen. In overleg met de betreffende verpleeghuizen hebben ze vervolgens de KPI’s vastgesteld. Zo wilde men bijvoorbeeld graag inzicht in de groei van het aantal medewerkers met een tijdelijk contract. “Een echte ‘excelgoeroe’ uit mijn team heeft vervolgens een excelsheet gemaakt met verschillende berekeningen op basis van gegevens die de verpleeghuizen in de regio aanleveren. Er worden gemiddelden vastgesteld, controles op streefwaarden gedaan en er is ruimte gemaakt voor aanvullende context- en kwalitatieve informatie. Erg mooi!”, roept Ilse blij. De verpleeghuizen kregen een excelsheet die ze moesten invullen en aanleveren via een beveiligd portaal. Daarover kreeg Ilse helaas wel wat klachten van haar contactpersonen bij de verpleeghuizen. Ze vertelt daarover: “Bepaalde gegevens waren niet beschikbaar, bepaalde berekeningen konden alleen geschat worden, andere zorgkantoren die net andere gegevens of een ander format vroegen en de vraag of bepaalde gegevens wel voldoende inzicht geven in de gestelde KPI’s. Daarbij kwam nog dat ook het CIBG, het Zorginstituut en de NZa om de gegevens over de personeelssamenstelling vroegen, maar andere definities hebben gebruikt dan Ilse met haar team heeft bedacht en op een ander moment in de tijd.” Ilse kreeg het verzoek van enkele van haar contactpersonen bij instellingen om de uitvragen van het zorgkantoor meer te laten aansluiten bij andere uitvragen.

Vanaf nu werkt het zorgkantoor anders

Onlangs heeft Ilse met haar team in overleg met de verpleeghuizen in de regio de afspraken over de gegevensuitwisseling voor volgend jaar vastgesteld. Ilse geeft aan: “Dat proces ging veel soepeler! Toegegeven, het kostte aan het begin iets meer tijd en ik moest af en toe mijn collega enigszins bedwingen in nieuwe voorstellen voor mooie berekeningen in de excelsheet, maar het levert een tevreden verpleeghuisveld op.” Ze vervolgt haar verhaal met: “Daarbij komt nog dat ik veel informatie kan hergebruiken, bijvoorbeeld vanuit het jaarverslag maatschappelijke verantwoording (JMV) of van zorginzicht.nl. Voorheen lukte dat minder goed, omdat onduidelijk was in hoeverre de definities van bijvoorbeeld de JMV aansloten bij de definities die wij als zorgkantoor hanteerden in de afspraken met verpleeghuizen.” Dat scheelt ook capaciteit in administratie en berekeningen. Die kan Ilse goed gebruiken voor de analyses die wel nodig zijn om de ontwikkeling van de afspraken met verpleeghuizen in haar regio goed te volgen en te ondersteunen. “We proberen de verpleeghuizen daarin te ontlasten door zoveel mogelijk zelf te analyseren op basis van gegevens die we krijgen. Door dit terug te koppelen aan de verpleeghuizen en hen de mogelijkheid te geven om zichzelf te vergelijken en tips mee te geven, zie je echt beweging ontstaan op dit vlak. En de excelgoeroes hebben daarmee alsnog hun uitdagingen”, lacht Ilse. Wat is de reden dat het volgend jaar anders gaat dan vorig jaar en dit jaar?

Hoe werkt het nu?

“Dat komt, omdat we nu met alle zorgkantoren volgens de afspraken KIK-V werken”, licht Ilse toe. “We brengen onze informatiebehoefte ten aanzien van kwaliteit en bedrijfsvoering in de verpleeghuizen in bij de KIK-V organisatie. Vervolgens gaan we met hen kijken wat we precies willen weten, of we daar al definities van hebben en of verpleeghuizen hiervoor al gegevens beschikbaar hebben”. Als dit zo is en de uitvraag die het zorgkantoor wil doen, is verder ook standaard, bijvoorbeeld in de manier van aanleveren en het moment waarop, dan kan al snel een zogenoemd uitwisselprofiel worden opgesteld en vastgesteld. Dat laatste gebeurt door de verschillende organisaties die gezamenlijk bij KIK-V betrokken zijn. In het uitwisselprofiel staan alle afspraken over het uitwisselen van gegevens door verpleeghuizen ten behoeve van de vraag van het zorgkantoor. En zo hebben andere organisaties ook uitwisselprofielen voor informatievragen aan instellingen. “Het mooie is dat hierdoor onze vraag is afgestemd op zowel de vragen van andere zorgkantoren en van organisaties als de IGJ en de NZa, als op de beschikbaarheid van gegevens bij het verpleeghuis”, legt Ilse uit. “Dat maakt dat na deze afstemming vervolgens de uitvraag zelf veel efficiënter verloopt en de informatie die wij ontvangen relevanter en kwalitatief beter is. We kunnen bijvoorbeeld verpleeghuizen beter ondersteunen bij de invulling die zij geven aan de thema’s in het kwaliteitskader”. Ilse voegt er aan toe dat “er tevens meer vertrouwen is ontstaan bij verpleeghuizen. Al is het maar door de goede afspraken die we in het uitwisselprofiel hebben vastgelegd over de berekeningen die we doen en de terugkoppeling die we hierop geven. Het is echt een basis voor de dialoog en voor goede vervolgacties geworden”.

“Begin dit jaar was het nog wel even aftasten”, vervolgt Ilse. “De KIK-V afspraken waren er net, dus er was nog niet veel gemeenschappelijks afgesproken. Zo is het de bedoeling dat instellingen op basis van een zogenoemde modelgegevensset zichzelf elk jaar kunnen voorbereiden op het klaarzetten van de gegevens die nodig zijn voor alle vragen die van verschillende organisaties in KIK-V verband komen. Die gegevens zul je uit het systeem of anders beschikbaar moeten hebben. Je kunt je voorstellen dat die set groeit met het aantal afspraken dat wordt gemaakt met die partijen. Datzelfde geldt voor afspraken over peilmomenten, manieren van aanlevering enzovoorts. Met het toenemende aantal afspraken over de gegevensuitwisseling binnen KIK-V verband groeit dat echter snel, dus voor volgend jaar hoefden we eigenlijk weinig nieuwe afspraken meer te definiëren. Daardoor was de voorbereiding op onze nieuwe uitvraag door verpleeghuizen veel sneller afgerond”. Duidelijk is dat softwareleveranciers bij verpleeghuizen inmiddels ook het ritme van releases door KIK-V te pakken hebben. De voorbereidingen op het beschikbaar kunnen stellen van de nieuwste versie van de modelgegevensset KIK-V zijn al in gang gezet. Doordat softwareleveranciers mee hebben kunnen praten in de totstandkoming is er tevens veel begrip en kennis aanwezig.

Hoe verder?

“Nu dit goed loopt, zullen we ons de komende tijd gaan richten op het aanbrengen van meer eenheid in de manier waarop de verpleeghuizen de gegevens moeten aanleveren. Daarin verschillen we onderling nog als uitvragende partijen en kunnen we verbetering aanbrengen. We kunnen bijvoorbeeld nog kijken naar het verder automatiseren van het aanleveren van de gegevens. Het geautomatiseerd aanleveren van declaraties door verpleeghuizen richting zorgkantoren gaat veranderen. Daar kunnen we bij aansluiten wellicht. Hiermee kunnen we het aantal handmatige handelingen bij verpleeghuizen nog verder terugdringen.

Ook kunnen we gaan kijken hoe we de analysecapaciteit tussen partijen beter kunnen verdelen, zodat niet meer ieder voor zich vergelijkbare berekeningen zit te maken op dezelfde data. Dat zal niet direct geregeld zijn, maar je ziet de belangstelling hiervoor wel groeien”, geeft Ilse aan.

Bij KIK-V werken ze ondertussen aan het verder inrichten van alle beheersprocessen die horen bij het beheren en doorontwikkelen van de afspraken die al zijn gemaakt en nog worden gemaakt. Binnenkort wordt ook de besluitvorming en de structuur hiervoor geëvalueerd om te zien of dit werkt zoals bedacht, dan wel aanpassing behoeft.