Toelichting

Proces

In de periode van maart tot en met december 2024 hebben we in verschillende werkgroepen gezamenlijk met VWS het matchingsproces doorlopen voor het uitwisselprofiel rondom de jaarverantwoording zorg. Tijdens het matchingsproces bleek dat een aantal informatievragen (nog) niet te vertalen zijn naar indicatoren volgens de KIK-V principes/ methodiek. Dit heeft verschillende oorzaken die in dit toelichtingendocument verder worden toegelicht. In de meeste gevallen gaat het om situaties waarbij gegevens niet gestructureerd beschikbaar zijn uit registraties bij de zorgaanbieder, maar vastliggen in documenten en andere informatiebronnen, zoals word-documenten (of PDF), excelsheets of op de website. Ook kan het zijn dat de informatiebehoefte van de vragende partij vele malen makkelijker in te vullen is door een simpel ja/nee antwoord, het ‘aankruisen van een checkbox’ of het uploaden van een link of document.

Een aantal van de informatievragen kunnen in de toekomst mogelijk alsnog goed gedefinieerd en vertaald worden naar KIK-V indicatoren. Bijvoorbeeld omdat heldere definities opgesteld worden in wet- en regelgeving of doordat een eenduidige taal voor financiële gegevensuitwisseling wordt opgesteld (door uitbreiding van taxonomieën en andere standaarden die hieraan bijdragen).

Eenduidige taal voor financiële gegevensuitwisseling

Voor het uitwisselen van financiële gegevens verwijst de KIK-V ontologie naar bestaande standaarden. Op dit moment zijn dat Prismant en het Referentie GrootboekSchema (RGS). Uit eerdere pilots is gebleken dat beide standaarden onvoldoende toereikend zijn. Door KPMG is geadviseerd om de RGS standaard uit te breiden zodat toegewerkt kan worden naar een eenduidige taal voor het uitwisselen van financiële gegevens. Vanuit VWS, in samenwerking met KIK-V en Visma, wordt nu onderzocht wat er nodig is om deze standaard uit te breiden.

Daarnaast heeft VWS met enkele partners het afgelopen jaar gewerkt aan het opstellen van de gegevensdefinitie voor de jaarverantwoording zorg. Hierbij zijn ook de vragenlijsten van de NZa en het CBS meegenomen. (De onderdelen Jeugd, WMO Veilig Thuis en RIVM-stralingsuitvraag zijn buiten beschouwing gelaten). Met deze gegevensdefinitie wordt vastgelegd welke gegevens precies moeten worden uitgevraagd. Er is bij de opstelling van de gegevensdefinitie zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij (rijksbrede) standaarden. Op basis van deze gegevensdefinitie heeft VWS Logius verzocht om een voorstel voor het opstellen van een taxonomie. Deze taxonomie moet nog opgesteld en vastgesteld worden en is dus nog niet bruikbaar voor programma KIK-V. Deze is echter wel nodig voor de gegevensdefinities voor de jaarrekening. Voor het jaarverslag moet de jaarrekening worden aangeleverd en die wordt op dit moment handmatig opgevoerd in het aanleverportaal. Hier zit momenteel veel administratief werk bij de zorgaanbieder en een belangrijk deel van de ervaren last in de aanlevering van de JVZ. Om dit vanuit het datastation geautomatiseerd te kunnen aanleveren, en daarmee deze last te verlichten, is deze gegevensdefinitie nodig. Zie ook de Notitie Activiteiten Financiële gegevens, d.d. 13 maart 2025 voor meer toelichting op deze activiteiten.

Besluit uitwisseling JVZ korte termijn

De vragen in het uitwisselprofiel voor de JVZ bestaan uit een combinatie van vragen die wel op de KIK-V wijze uitgewisseld kunnen worden en vragen die om één of meerdere bovenstaande redenen (nog) niet als zodanig beantwoord kunnen worden. Tegelijkertijd vormen alle vragen tezamen de invulling van de wettelijke taak (regeling die omschrijft welke informatie moet worden aangeleverd of vragen moeten worden beantwoord). Slechts een deel van deze vragen beantwoorden via de (huidige) KIK-V systematiek levert voor zowel zorgaanbieder als VWS een probleem op. Als je de vragen deels vanuit het ene systeem en deels op een andere manier moet beantwoorden, dan moeten beide partijen op verschillende plekken invoeren en verzamelen. Het is dus handig om op zoek te gaan naar (een) oplossing(en) die de totale (wettelijke) uitvraag, in ieder geval in een overgangsperiode, ondersteunt. Ook als de oplossing wordt gezocht in bijvoorbeeld het aanpassen van de vraag door de wet aan te passen, heb je (tijdelijk) aanvullende oplossingen nodig. Een wet is immers niet zomaar aangepast. Daar gaat tijd overheen.

Voor de uitvraag JVZ is het voorstel om minimaal in 2025 (over verslagjaar 2024) alle antwoorden op te blijven voeren in het DigiMV portaal bij het CIBG. De zorgaanbieder gebruikt dan de vragen in het uitwisselprofiel die beantwoord kunnen worden met behulp van een (SPARQL)query (KIK-V techniek) om de antwoorden te genereren en die vervolgens handmatig op te voeren. Vragen en antwoorden worden voor de JVZ daarom in 2025 niet uitgewisseld via de KIK-starter. De zorgaanbieder past de (SPARQL)queries in het uitwisselprofiel zelf toe in het datastation. Per vraag is in het uitwisselprofiel beschreven of de vraag beantwoord kan worden met behulp van een (SPARQL)query.

Ondanks de overgebleven handmatige activiteiten van de zorgaanbieder, wordt deze wel ontzorgt door met een druk op de knop de antwoorden te genereren die hiervoor nodig zijn. In de verzameling en berekening van die antwoorden zat een groot deel van het werk van de zorgaanbieder. Niet persé in het opvoeren daarvan. Bovendien gaat het veelal om de vragen die elk jaar opnieuw berekend moeten worden. De overige in te voeren gegevens in het DigiMV portaal zijn veelal statisch en blijven vooringevuld aanwezig. Die hoeven alleen aangepast te worden als die zijn gewijzigd.

Informatievraag/indicator	Bestaande/gewijzigde/nieuwe informatievraag	Toelichting
1.a Identificerende gegevens Het gaat om de volgende gegevens: Naam van de zorgaanbieder Handelsregisternummer (KVK Nummer) SBI-code(s) van alle hoofd- en nevenvestigingen (activiteit(en)) Rechtsvorm of organisatorisch verband	KvK is aanvullend gegeven. De andere gegevens zijn (nog) niet beschikbaar vanuit operationeel proces	Een deel van de gegevens die hier worden gevraagd zijn binnen programma KIK-V geformuleerd als aanvullend gegeven, te weten: handelsregisternummer. Tijdens de werkgroepen is onderzocht/ verkend of deze gegevens (deels) opgevraagd kunnen worden bij de KvK. SBI-codes zijn echter niet publiek. Rechtsvorm zou uit het KvK gehaald kunnen worden. Ook is verkend of een deel van de gegevens straks via SBR uit de jaarrekening gehaald kan worden. Op dit moment kan het KvK nummer uit het datastation worden geleverd als aanvullend gegeven. De andere gevraagde identificerende gegevens nog niet. In de toekomst zou dit eventueel als bundeltje opgevraagd kunnen worden uit het datastation door al deze gegevens als aanvullend gegeven op te nemen. Voorlopig worden deze gegevens direct ingevoerd in het DigiMV portaal.
1.2. Maakt de zorgaanbieder gebruik van vrijstellingen naar omvang van het bedrijf van de zorgaanbieder?	Filtervraag/ logische vraag met ja/nee antwoord	Dit is een ja/ nee vraag die gemakkelijker handmatig is te beantwoorden dan te laten berekenen in het datastation. Er zou op basis van diverse geregistreerde gegevens gecontroleerd kunnen worden of het bedrijf in aanmerking komt. Dat kost echter het nodige inrichtings- en berekeningswerk. Hiervoor moet meer inspanning worden geleverd dan de zorgaanbieder direct een antwoord met ja of nee te laten geven op basis van de eigen inzichten in omvang van het bedrijf. Bovendien kan berekend worden of het bedrijf in aanmerking komt, maar dan is nog niet duidelijk of het bedrijf daar ook gebruik van wenst te maken. Dit gegeven zal (voorlopig) nog direct in het DigiMV portaal worden opgevoerd. Let op: Het gaat hier verder om een zogenaamde ‘filtervraag/ logische vraag’. De vervolgvragen worden bepaald op basis van het antwoord, zodat alleen relevante vragen worden getoond.
1.3. Welke vormen van zorg heeft de zorgaanbieder verleend (meerdere combinaties zijn mogelijk)?	Kan vooralsnog niet gemakkelijk via KIK-V methodiek	Tijdens de werkgroepbijeenkomsten is de volgende oplossingsrichting verkend voor deze informatievraag: Antwoord genereren uit bestaande declaratiegegevens. Deze aanpak baseert zich op de aanname dat alle zorg gedeclareerd wordt. Hiervoor liggen in de verschillende financieringsstromen lijsten met producten/prestaties vast (Het is nog te valideren of dit voor alle denkbare prestaties geldt, in de langdurige zorg lijkt dit mogelijk). Door die producten/prestaties ieder te relateren aan één (of meer) vormen van zorg kan dan geautomatiseerd een antwoord gegenereerd worden. Deze oplossing bleek vooralsnog niet mogelijk vanwege de complexiteit en de uitdagingen die er zijn om op basis van declaraties te differentiëren naar financieringsstroom (Wet), Wlz-sector, leveringsvorm etc. en het missen van scherpe definities waardoor het niet haalbaar lijkt dit op korte termijn gemakkelijk uit brongegevens te kunnen halen. Dit gegeven wordt voorlopig nog direct ingevuld in het DigiMV portaal.
2.Behoorde de zorgaanbieder tot een groep?	Filtervraag/ logische vraag met opsomming kvk gegevens	Let op: Het gaat hier verder om een zogenaamde ‘filtervraag/ logische vraag’. De vervolgvragen worden bepaald op basis van het antwoord, zodat alleen relevante vragen worden getoond. Deze vraag is een cluster van 4 vragen die uiteindelijk van een groepshoofd een specificatie vragen van onderliggende groepsleden: naam en kvk nummer. Dit is een vraag waarvan het antwoord niet gemakkelijk uit gestructureerd vastgelegde gegevens is te destilleren en wordt dus voorlopig direct ingevoerd in het DigiMV portaal Deze vraag wordt vooralsnog direct in het DigiMV portaal ingevoerd.
3.1. Heeft de zorgaanbieder de principes en bepalingen van de Governancecode Zorg in zijn geheel toegepast?	Ja/nee vraag	Naast de antwoorden ja/nee/n.v.t. vereist het antwoord nee een tekstveld met duiding. Dit is een vraag waarvan het antwoord niet gemakkelijk uit gestructureerd vastgelegde gegevens is te destilleren en wordt dus voorlopig direct ingevoerd in het DigiMV portaal
3.2. Was de zorgaanbieder onderworpen aan een andere code dan de Governancecode Zorg of paste de zorgaanbieder deze vrijwillig toe?	Ja/nee vraag	Naast de antwoorden ja/nee/n.v.t. vereist het antwoord nee een tekstveld met duiding. Dit is een vraag waarvan het antwoord niet gemakkelijk uit gestructureerd vastgelegde gegevens is te destilleren en wordt dus voorlopig direct ingevoerd in het DigiMV portaal.
3.3. Beschikte de zorgaanbieder over één of meerdere cliëntenraden?	Ja/nee vraag	Het betreft een ja/nee vraag (zie ook 1.1).
4.1. Hoeveel zorgverleners verleenden zorg?	Bestaande informatievraag Gedeeltelijk indicator KIK-V	Deze indicator geeft een gedeeltelijk antwoord voor vraag 3.b. "Hoeveel zorgverleners verleenden gemiddeld per maand zorg?" uit bijlage 4, vragenlijst 2 van de regeling openbare jaarverantwoording WMG. Deze indicator berekent het aantal personen dat binnen de meetperiode over minimaal één arbeidsOvereenkomst of inhuurOvereenkomst of uitzendOvereenkomst beschikte over een zorgverlenerfunctie. Per maand wordt het aantal medewerkers bepaald en vervolgens het gemiddelde daarvan over de 12 maanden in het jaar. Vraag 3.b. "Hoeveel zorgverleners verleenden gemiddeld per maand zorg?" uit bijlage 4, vragenlijst 2 van de regeling openbare jaarverantwoording WMG vereist dat ook het aantal zorgverleners bij onderaannemers wordt meegeteld. Dit gegeven moet nog handmatig worden opgeteld bij de uitkomst van deze indicator voordat invoer in het DigiMV portaal plaatsvindt.
4.2. Wat is het ziekteverzuim percentage van de zorgverleners?	Gewijzigde informatievraag Indicator KIK-V	Let op: deze vraag betreft alleen personeel in loondienst. Zorgverleners zijn hier, in tegenstelling tot vraag 4a, exclusief de zorgverleners van onderaannemers. Feitelijk is de vraag dan “wat is het ziekteverzuim percentage van de zorgverleners in loondienst?” Het ziekteverzuimpercentage is het totaal aantal ziektedagen van zorgverleners, in procenten van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen (dus geen werkdagen) van zorgverleners in loondienst in de meetperiode. Het ziekteverzuimpercentage betreft het verzuim exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. In de berekening wordt rekening gehouden met de parttimefactor.
4.3. Hoeveel moeilijk vervulbare vacatures voor zorgverleners stonden op 31 december van het boekjaar open?	Kan (nog) niet via KIK-V methodiek	Uit de Klankbordgroep blijkt dat vacatures onvoldoende gestructureerd vastgelegd worden bij zorgaanbieders. Uitdagingen die hierbij werden genoemd: Vacatures staan altijd open. Er is aan dergelijke functies altijd vraag Vacatures worden hergebruikt, waardoor de historie kwijtraakt Vacatures worden lang niet altijd direct en/of secuur bijgewerkt Hierdoor is het niet betrouwbaar mogelijk om vanuit bestaande registraties deze vraag te beantwoorden. Alternatieven zouden samen met het veld kunnen worden onderzocht. Voor nu geldt dat het niet beschikbaar is bij de zorgaanbieders en dat een heldere definitie mist en dus wordt dit gegeven voorlopig direct ingevoerd in het DigiMV portaal.
4.4. Is de zorgverlening geheel of gedeeltelijk uitbesteed door de zorgaanbieder (d.w.z.: werd deze verricht in onderaanneming, inclusief door zelfstandige zonder personeel (zzp’ers) en leden van een coöperatie)?	Kan niet via KIK-V methodiek	Het is niet mogelijk om op betrouwbare wijze het percentage baten uit beroeps- of bedrijfsmatige zorgverlening dat gegenereerd wordt door uitbestede zorg los te bepalen van de totale zorgverlening. Besloten om deze te formuleren als direct in te voeren in het DigiMV portaal.
4.5. Heeft de zorgaanbieder geheel of gedeeltelijk zorg verleend als onderaannemer?	Kan niet via KIK-V methodiek	Geen van de modellen winst- en verliesrekening (B, E, F) rapporteert de baten uit onderaanneming separaat. Er is dus geen bronregistratie om het antwoord op te baseren. Daarom voorstel dit te formuleren als direct in te voeren in DigiMV
5.1. Aan hoeveel unieke patiënten is zorg verleend of hoeveel inzetten zijn er geweest?	Bestaande informatievraag Indicator KIK-V	Deze indicator geeft het antwoord voor vraag 3.c. "Aan hoeveel unieke patiënten is zorg verleend?" uit bijlage 4, vragenlijst 2 van de regeling openbare jaarverantwoording WMG. Deze informatievraag betreft het aantal cliënten waaraan in de meetperiode zorg is verleend. Besluit/ keuze: Deze indicator bedoelt zowel cliënten als patiënten. Dus zowel personen die alleen zorg ontvangen alsook personen die behandeld worden. Hier kan naast het concept cliënten in de KIK-V ontologie ook het concept PatientInCare gebruikt worden. Indicator is aangepast zodat dit voor techniek duidelijk is. In de tekst “gewoon” patiënt gebruiken. Keuze/ besluit: Selectie clliënten aangepast van gebaseerd op indicatie naar wie zorg ontvangen heeft.
6.Bestuursverklaring	Kan niet via KIK-V methodiek Gaat om document	Deze indicator is een placeholder voor vraag 4 - "Bestuursverklaring" uit bijlage 4, vragenlijst 2 van de regeling openbare jaarverantwoording WMG. Deze gegevens worden niet via KIK-V berekend, maar direct ingevoerd in het portaal DigiMV. Dit betreft onderstaande verklaring: Ik verklaar/Wij verklaren dat de jaarverantwoording naar waarheid en volledig is openbaar gemaakt, voldoet aan de vereisten van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG en niet in strijd is met andere beschikbare gegevens en informatie.
7.Financiële jaarverantwoording	Kan (nog) niet via KIK-V methodiek	De standaarden voor financiële gegevensuitwisseling waar de ontologie naar verwijst zijn op dit moment nog onvoldoende toereikend. Technisch zijn er op termijn echter geen onmogelijkheden. VWS is op dit moment met verschillende partners aan het kijken hoe de Nederlandse Taxonomie kan worden uitgebreid. Programma KIK-V is hier nauw bij betrokken.Zodra de uitbreidingen qua gegevensdefinities er zijn voor de jaarrekeningconcepten kan de jaarrekening ook via KIK-V methodiek worden uitgewisseld. Op dit moment moet dit nog direct opgevoerd worden in het DigiMV portaal.