Strategische agenda
De Ketenraad stelt een strategische agenda op. Dit instrument helpt om van de abstracte principes in de afsprakenset KIK-V naar concrete doelen te komen en helderheid te creëren over waar de deelnemers met elkaar naartoe werken. Het geeft ook de kaders voor het releasemanagement en de prioritering van wijzigingsvoorstellen.
De strategische agenda voor KIK-V bestaat uit twee delen:
- De meerjarenagenda: de meerjarenagenda bevat de doelstellingen voor de komende drie jaar. Het geeft structuur en focus bij het opstellen van jaarlijkse doelstellingen. Een overkoepelende meerjarenagenda stelt ketenpartijen in staat om in de eigen organisatie en bij de eigen achterban zaken voor te bereiden. Zowel vragende partijen als zorgaanbieders hebben tijd nodig om zich voor te bereiden op nieuwe uitwisselprofielen met het (her)inrichten van het gegevenslandschap en het gereedmaken van de organisatie. Ook het ontwikkelen van uitwisselprofielen op zichzelf kost tijd;
- De jaaragenda: de jaaragenda biedt focus voor het aankomende jaar en bevat de jaarlijkse doelstellingen. Doelstellingen zijn zodanig concreet dat helder is wat van de verschillende partijen aan aandeel wordt verwacht in dat jaar, zowel in gezamenlijke uitvoer als intern binnen de eigen organisatie. De jaaragenda wordt elk kwartaal bijgewerkt. We kijken daarbij steeds één jaar vooruit.
De strategische agenda is input voorde inhoud van de releases van de afsprakenset en uitwisselprofielen. De releases staan in de releasekalender van de beheerorganisatie dat voortkomt uit het releasemanagement proces. Een samenvatting van de agenda wordt gepubliceerd op de website KIK-V zodat deze inzichtelijk is voor alle betrokkenen.
Doelstellingen voor strategische agenda
De strategische agenda bevat doelstellingen die bijdragen aan het vergroten en behouden van de waarde van KIK-V. De doelstellingen dragen bij aan de realisatie van doelen voor een van de betrokken partijen, het collectief van betrokken partijen en de bredere maatschappij. Voorbeelden van strategische doelstellingen zijn:
- Het vergroten van de waarde voor het huidige toepassingsgebied van KIK-V:
- Verhogen van de implementatiegraad bij vragende partijen;
- Verhogen van de implementatiegraad bij aanbieders;
- Het vergroten van de waarde van KIK-V door uit te breiden naar:
- Andere informatiebehoeften van al betrokken afnemers binnen de langdurige zorg;
- Andere typen zorgverlening en sectoren;
- Andere toepassingsgebieden, zoals bijvoorbeeld onderzoek en zorgbrede uitvragen;
- Etc.
Partijen werken de strategische doelen verder uit bij het maken van de agenda. Zo wordt duidelijk hoe ze de doelen gaan bereiken. Daarvoor vertalen ze de doelen naar concrete doelstellingen en mijlpalen voor de volgende onderwerpen:
- De realisatie van uitwisselprofielen;
- De realisatie van nieuwe afspraken of (technische) functionaliteit;
- De te leveren inspanning bij het stimuleren van implementatie bij de achterban;
- De ondersteunende beheeractiviteiten;
- De benodigde ondersteuning van de keten.
Om te bepalen of voorstellen opgenomen worden in de strategische agenda wordt afgewogen of de voorstellen realistisch zijn, of ze aansluiten bij het strategisch beleid vanuit VWS en welke financiële impact ze hebben. Het gaat dan zowel om de financiële impact op de organisaties/achterbannen van Ketenraadleden als op de beheerorganisatie. De Ketenraad, de beheerorganisatie en VWS (als opdrachtgever en financier van de beheerorganisatie) zijn hierbij onderling van elkaar afhankelijk. De Ketenraad gaat over de inhoud van de voorstellen, maar heeft bij haar plannen rekening te houden met beleidsmatige en budgettaire kaders vanuit VWS voor de beheerorganisatie. Plannen van de Ketenraad kunnen tegelijkertijd ook input zijn voor het gesprek tussen de Beheerorganisatie KIK-V en VWS over het benodigde budget of bij VWS voor de strategische beleidsagenda.
Proces
De beheerorganisatie werkt in overleg met de Ketenraad de processen uit om samen sturing te geven aan de KIK-V doelstellingen. Er zijn hiervoor 2 processen voorzien:
- Een proces voor de totstandkoming van een strategische agenda;
- Een proces om te sturen op de realisatie van deze strategische agenda.
Partijen stellen in het eerste proces eens in de drie jaar een meerjarenagenda op. Uit de meerjarenagenda volgt een jaaragenda die elk kwartaal wordt geactualiseerd op basis van een jaar vooruitkijken. Hoewel de meerjarenagenda elke drie jaar volledig wordt opgesteld, kunnen nieuwe inzichten tussentijds aanleiding geven om de agenda in andere jaren te actualiseren. Dat hangt samen met de uitkomsten uit het tweede proces voor sturing op de agenda.
De procesbeschrijvingen vormen voor partijen een algemene werkwijze bij de totstandkoming van en sturing op de strategische agenda. In praktijk kan blijken dat om tot een goede uitvoering van de processen te komen aanvullende zaken en inspanning nodig zijn. Denk aan het organiseren van aanvullend onderzoek bij de totstandkoming van de strategische agenda. Het staat deelnemers vrij om met elkaar binnen hun mogelijkheden extra activiteiten te organiseren voor de uitvoering van deze processen.
Ten slotte, naast de formele processen rond de strategische agenda, wordt van Ketenraadleden verwacht dat zij een actieve rol nemen in het uitdragen van de strategische agenda naar andere overleggen en tafels. Ook brengen zij vanuit die overleggen input in voor de sturingscyclus van KIK-V.