Matchingsproces

Het matchingsproces beschrijft hoe een informatiebehoefte van een informatievragende partij wordt ontleed in informatievragen met bijbehorende concepten, definities en gegevenselementen in de model gegevensset. Met dit proces komen we tot de invulling van de informatielaag van een uitwisselprofiel.

Het matchingsproces bestaat uit zes stappen. Door de samenhang tussen informatiebehoefte, informatievragen, concepten, definities en gegevenselementen verloopt het matchingsproces niet per definitie lineair. Inzichten over beschikbare concepten (stap 4) kunnen bijvoorbeeld leiden tot een herformulering van de informatiebehoefte (stap 1 en 2) of tot een voorstel voor een uitbreiding of aanpassing (stap 5).

Het matchingsproces kent de volgende stappen:

1. Voorbereiding - De informatievragende partij formuleert zijn informatiebehoefte. Dit doet de informatievragende partij aan de hand van de volgende vragen:
   • a. Wat is het doel van de gegevensverzameling?
     • i. Juridisch: Op basis van welke (al dan niet wettelijke) grondslag vindt de gegevensverzameling plaats? En met welk doel?
     • ii. Business case: Wat is de waarde van de gegevensverzameling voor de informatievragende partij? Heeft de gegevensverzameling waarde voor de zorgaanbieder en zo ja, op welke manier? Is de cliënt/maatschappij gebaat bij de gegevensverzameling en zo ja, op welke manier? Is de informatiebehoefte eenmalig (dan is geen uitwisselprofiel nodig) of structureel? Wat zijn eventuele alternatieve manieren om aan de informatie te komen?
   • b. Welke informatievragen heeft de informatievragende partij?
2. De beheerorganisatie KIK-V en de informatievragende partij lopen gezamenlijk de informatiebehoefte na. De beheerorganisatie KIK-V en de infomratievragende partij lopen gezamenlijk de vragen uit de eerste stap na en scherpen waar nodig de antwoorden aan. Deze stap wordt afgerond met een go/no go-moment waarbij beheerorganisatie KIK-V en informatievragende partij samen bepalen of een vervolg van het matchingsproces zin heeft. Dit doen zij op basis van de juridische grondslag en de business case.
3. De beheerorganisatie KIK-V ontleedt met de informatievragende partij de informatievragen in de concepten waaruit deze zijn opgebouwd. Concepten worden, samen met hun definitie, opgenomen in de modelgegevensset. Een mogelijk concept is “personeel met een tijdelijk contract” dat voor afnemer A bestaat uit 1) een persoon met 2) een arbeidsovereenkomst bij 3) een zorginstelling die 4) van tijdelijke aard is.
4. De beheerorganisatie KIK-V zoekt met de informatievragende partij per concept naar een bestaande omschrijving. Een concept is bij voorkeur al in de modelgegevensset KIK-V opgenomen. Is dat niet het geval, dan wordt een nieuw concept voor de modelgegevensset voorgesteld. De omschrijving dient bij voorkeur voort te komen uit een bron die 1) inhoudelijk aansluit, 2) aansluit op wet- en regelgeving en 3) breed gedragen wordt. Voor personeelssamenstelling is bijvoorbeeld de CAO VVT een voor de hand liggende bron: deze bestaat binnen het domein en is door de ketenpartijen overeengekomen. Een concept kan uit één of meerdere elementen bestaan. Deze moeten allen benoemd worden. Het concept “arbeidsovereenkomst” omvat bijvoorbeeld de elementen “ingangsdatum”, “einddatum”, “aantal uur”, etc.
5. Als de benodigde concepten niet beschikbaar zijn, dan kan de beheerorganisatie KIK-V met de informatievragende partij uitbreiding van de modelgegevensset overwegen.. De relevante afwegingen daarvoor staan beschreven in de paragraaf Afwegingskader uitbreiding modelgegevensset. In alle gevallen geldt dat als de beheerorganisatie KIK-V en de informatievragende partij over willen gaan tot een aanpassing van de modelgegevensset, dit loopt via een wijzigingsverzoek voor de afsprakenset, zoals beschreven bij Ontwikkeling afsprakenset. Deze stap eindigt met een go/no go-moment waarbij beheerorganisatieKIK-V en informatievragende partij samen bepalen in hoeverre de (al dan niet aangepaste) modelgegevensset kan voorzien in de informatiebehoefte.

Afwegingskader uitbreiding modelgegevensset

Bij stap 5 wordt het Afwegingskader uitbreiding modelgegevensset gehanteerd. Het afwegingskader beschrijft de toetsvragen die gesteld worden als een informatievragende partij concepten met bijbehorende elementen wil toevoegen aan de bestaande modelgegevensset. Onder aan de streep moet het afwegingskader een antwoord geven op de vraag: “Weegt de veronderstelde waarde van het toe te voegen concept voor de informatievragende partij op tegen de benodigde inspanning bij de zorgaanbieder?”

De onderbouwing van de keuze om de modelgegevensset uit te breiden kan worden opgenomen in de toelichting op het uitwisselprofiel.

Naast het perspectief van informatievragende partijen en zorgaanbieders dient men ook het bredere KIK-V-perspectief mee te wegen bij uitbreiding van de modelgegevensset. De volgende meer generieke afwegingen bieden daarbij houvast:

• In hoeverre past de gewenste uitbreiding binnen de principes en grondslagen van de afsprakenset?
• In hoeverre draagt de gewenste uitbreiding bij aan de verdere standaardisatie van de gegevensuitwisseling?
• In hoeverre draagt de gewenste uitbreiding bij aan de relevantie en continuïteit van de gegevensset over de jaren heen (is het te koppelen aan een structurele behoefte of door meer partijen gedeelde behoefte)?
• In hoeverre sluit de gewenste uitbreiding aan bij de releasekalender en past deze binnen de aankomende release van de afsprakenset?
• In hoeverre is het concept te positioneren als ‘aanvullende gegevens zorgaanbieder’ en kan deze als zodanig onderdeel zijn van de afspraken hierover en de registratie daarvan door de zorgaanbieder?
• Een zorgaanbieder kan niet gevraagd worden om aanvullende persoonsgegevens te registreren als hier geen wettelijke grondslag voor is.

Op basis van de antwoorden op de vragen in het afwegingskader stelt de beheerorganisatie KIK-V in samenspraak met de informatievragende partij een advies op over de voorgestelde actie voor de modelgegevensset. Dit advies wordt door de beheerorganisatie ingebracht ter besluitvorming bij de Ketenraad KIK-V. De weging van de verschillende toetsvragen uit bovenstaand kader is vooralsnog niet gestandaardiseerd, omdat de verwachting is dat de weging per gewenst gegevenselement anders uit kan vallen. In het advies wordt daarom de afweging afhankelijk van de situatie nader onderbouwd.

De beheerorganisatie evalueert in samenspraak met de deelnemers na elke release van de afsprakenset of het afwegingskader nog voldoet.

In het doorlopen van het afwegingskader kan gebruik worden gemaakt van de informatie op de pagina over bestaande (openbare) bronnen.