Sturingsstructuur
De pagina sturingsstructuur beschrijft hoe de aansturing van de KIK-V afsprakenset is georganiseerd.
Ontwikkelingen binnen en buiten KIK-V hebben invloed op de afspraken. Daarom moeten afspraken worden bijgewerkt, nieuwe versies worden vastgesteld en moet het beheer van de afsprakenset goed geborgd zijn.. Dit vraagt om een permanente sturingsstructuur.
Deze sturingsstructuur ziet er in samenhang als volgt uit:
De sturingsstructuur geeft invulling aan verschillende functies:
- de strategische-besluitvormingsfunctie: dit betreft besluitvorming over beheer, doorontwikkeling, gebruik en naleving van de afsprakenset. Deze rol ligt bij de Ketenraad KIK-V;
- de tactische-besluitvormingsfunctie: dit betreft de voorbereiding van de (strategische) besluitvorming en de besluitvorming over kleinere en urgente wijzigingen van de afsprakenset. Deze rol ligt bij het Tactisch Overleg KIK-V;
- de uitvoeringsfunctie: dit betreft de uitvoering van de gezamenlijke beheertaken en doorontwikkeling van de afsprakenset. Deze rol ligt bij de beheerorganisatie.
De structuur is verankerd in het Convenant KIK-V.
Hieronder volgt een puntsgewijze opsomming van de meer gedetailleerde taakbeschrijving van de verschillende rollen in de sturingsstructuur.
Ketenraad KIK-V (Strategische-besluitvormingsfunctie)
- Vaststelling van de strategische agenda;
- Vaststellen van releases van de afsprakenset, inclusief de bijbehorende implementatieafspraken;
- Vaststellen van uitwisselprofielen die aanpassing van de afsprakenset vragen;
- Vaststellen en ondertekenen van nieuwe versies en/of addenda op het Convenant KIK-V;
- Vaststellen van de opdracht van de beheerorganisatie (totstandkoming loopt in afstemming met het ministerie van VWS en de beheerorganisatie);
- Vaststellen van een gezamenlijk communicatieplan (zie Convenant KIK-V);
- Inhoudelijk aansturen van de beheerorganisatie;
- Bewaken van onderlinge samenhang met andere initiatieven en het organiseren van samenhang in de sturing;
- Bewaken van de relatie met het informatieberaad en softwareleveranciers;
- Monitoren, agenderen en behandelen van belangrijke ontwikkelingen voor KIK-V;
- Behandelen van verzoeken om af te wijken van de afsprakenset (procedure afwijkende uitvraag);
- Overleg en/of besluitvorming bij niet-naleving;
- Oplossen van onderlinge geschillen over de afsprakenset KIK-V tussen aanbieders en afnemers;
- Zich laten informeren over de besluitvorming van het Tactisch Overleg KIK-V;
- Toezien op de werking van de afsprakenset en het besluitvormingsproces. Ook wordt er periodiek geëvalueerd.
Tactisch Overleg KIK-V (Tactische-besluitvormingsfunctie)
- Voorbereiden (strategische) besluitvorming Ketenraad KIK-V;
- Vaststellen van kleine wijzigingen aan de afsprakenset en uitwisselprofielen. Dit zijn wijzigingen waarbij een integrale bestuurlijke afweging niet loont;
- Vaststellen van urgente wijzigingen aan de afsprakenset en uitwisselprofielen. Dit zijn wijzigingen waarbij een integrale bestuurlijke afweging te veel tijd kost;
- Vaststellen van uitwisselprofielen die volledig passen binnen de kaders van de afsprakenset;
- Informeren van de Ketenraad KIK-V over tactische besluitvorming.
Beheerorganisatie (Uitvoeringsfunctie)
- Faciliteren van de (door)ontwikkeling van de strategische agenda;
- Faciliteren van de (door)ontwikkeling van de afsprakenset en de uitwisselprofielen:
- Het bepalen van de impact van ontwikkelingen uit de omgeving op de afsprakenset;
- Het registreren, prioriteren en afhandelen van werkzaamheden die voortkomen uit deze ontwikkelingen;
- Het onderhouden van bestaande functionaliteit en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteit. Onderdeel hiervan is de uitvoering van het matchingsproces waarmee voor de modelgegevensset vraag en aanbod bij elkaar worden gebracht;
- Faciliteren van het opstellen van wijzigingsvoorstellen;
- Het toetsen van voorstellen op kwaliteit en draagvlak bij vertegenwoordigers van belanghebbende partijen;
- Het (laten) toetsen van nieuwe functionaliteit in de praktijk;
- Het uitvoeren van stelsel-brede onderzoeken op het gebied van o.a. privacy en informatiebeveiliging;
- Het borgen van de relatie tussen de afsprakenset, de uitwisselprofielen en het Convenant KIK-V;
- Het periodiek evalueren van het (reguliere) beheerprocessen en de procedure voor afwijkende uitvragen.
- Samenstellen van releases van de afsprakenset en uitwisselprofielen en het faciliteren van besluitvorming bij de Ketenraad KIK-V en/of het Tactisch overleg KIK-V;
- Voeren van het secretariaat van de Ketenraad KIK-V en het Tactisch Overleg KIK-V;
- Faciliteren van de vormgeving, publicatie en verspreiding van de afsprakenset en uitwisselprofielen. Activiteiten om hiertoe te komen worden geregistreerd;
- Het inrichten en onderhouden van systemen ten behoeve van de publicatie van de afsprakenset en uitwisselprofielen en centrale systemen ter ondersteuning van de operationele gegevensuitwisseling;
- Faciliteren van de vormgeving, publicatie en verspreiding van een gezamenlijke communicatieplan. Activiteiten om hiertoe te komen worden geregistreerd;
- Faciliteren van algemene communicatie over de ontwikkeling en inhoud van de afsprakenset en wijzigingscommunicatie;
- Faciliteren van een helpdesk voor het beantwoorden van (toepassings)vragen en ontvangen van wijzigingsverzoeken;
- Vormgeven van het relatiebeheer met:
- Softwareleveranciers;
- Andere beheerorganisaties;
- Flankerende organisaties en ontwikkelingen. Van de beheerorganisatie wordt verwacht dat zij waar mogelijk afstemt met andere initiatieven. Zo ontstaat een gezamenlijke aanpak richting softwareleveranciers, duidelijke releasekalenders, afgestemde implementaties en een eenduidig gebruik van bestaande standaarden.
- Toezicht houden op de naleving van de afspraken door aanbieders en afnemers. Als dat nodig is, meldt de beheerorganisatie afwijkingen aan de Ketenraad KIK-V. De beheerorganisatie kent verschillende vormen van toezicht:
- Operationaal toezicht: Het actief monitoren van het gebruik van de afsprakenset;
- Thematisch toezicht: Het doen van gericht onderzoek naar specifieke thema’s in het gebruik;
- Reactief toezicht: Het doen van onderzoek naar aanleiding van klachten.
- Bieden van inhoudelijke expertise bij geschillen over de afsprakenset en/of uitwisselprofielen tussen aanbieders en afnemers en het, indien nodig, escaleren naar de Ketenraad KIK-V;
- Ondersteunende taken uitvoeren voor het functioneren van de uitvoeringsfunctie, zoals financiële administratie, planning en control, management, en verantwoording. Ook legt de beheerorganisatie ontwikkel- en afstemmingsprocessen vast, documenteert zij deze en archiveert zij deze.