Toelichting

Scope

De NZa is gestart met alle gegevens die in het kader van thema personeel worden uitgevraagd ten behoeve van een kostenonderzoek. Daar zijn nu alle materiële kosten en kapitaallasten aan toegevoegd.

Het uitwisselprofiel bevat de basisafspraken en basisinformatie die benodigd zijn voor eventueel toekomstig kostenonderzoek. Omdat nog niet duidelijk is of en wanneer er een (kosten)onderzoek gaat plaatsvinden, gaat het hier om een concept voor een mogelijk toekomstig uitwisselprofiel. Dit concept profiel is gebaseerd op eerder kostenonderzoek, waaronder met name het kostenonderzoek dat in 2016 is uitgevoerd.

Proces

De werkgroep Uitwisselprofiel NZa heeft in een aantal bijeenkomsten de gegevens uit het vorige kostenonderzoek en de beschikbare gegevens bij zorgaanbieders geanalyseerd, gewijzigd en/of aangevuld zodat de set passend is bij de behoefte van inzicht in kosten van de NZa op het vlak van personele gegevens, materiële kosten en kapitaallasten. Tijdens de bijeenkomsten zijn overwegingen en mogelijke variaties in opzet en berekening van de informatiebehoefte besproken. Er zijn richtingen uitgewerkt, maar er wordt bewust nog niet gesproken over besluiten omdat de uiteindelijke scope en richting van het kostenonderzoek nog onduidelijk zijn. De bijeenkomsten helpen wel in meer inzicht te krijgen in de eigen informatiebehoefte en de beschikbaarheid van gegevens bij zorgaanbieders. Dit geeft waardevolle uitgangspunten voor het moment dat het kostenonderzoek vastgesteld gaat worden.

Daarnaast is het uitwisselprofiel voorgelegd aan softwareleveranciers en een klankbordgroep met financieel experts en data analisten vanuit zorgaanbieders. Uit de bespreking met de klankbordgroep en interne afstemming bij de NZa zijn enkele punten gekomen die voor verdere analyse in de pilot worden meegenomen. De uitkomsten van de pilot kunnen leiden tot mogelijke wijzigingen op het uitwisselprofiel.

Gemaakte keuzes t.a.v. indicatoren en concepten

Informatievraag	Bestaande cq Gewijzigde cq nieuwe informatievraag	Toelichting
1.1 Wat is het ziekteverzuimpercentage?	Gewijzigd	* NZa gebruikt werkdagen maar sluit zich aan bij CBS definitie met kalenderdagen, inclusief parttimefactor. NZa wil ziekteverzuim over een periode weten (periode van kostenonderzoek) en voor al het personeel op organisatieniveau. * Keuze voor kalenderdagen is gebaseerd op het feit dat werkdagen in de zorg niet standaard maandag t/m vrijdag zijn. Je hoeft geen rekening te houden met wanneer iemand ‘zou moeten werken’. Anders is er noodzaak naar de registratie van beoogde te werken uren te gaan kijken (planning). Deze gegevens zijn lastiger uit bronsystemen te halen. * In de berekening wordt gecorrigeerd voor de parttime factor (conform Vernet) meegenomen, omdat in de zorg veel medewerkers parttime werken. Waarom parttime*time factor? Zuiverdere berekening van capaciteitsverlies in geval van parttime werkers.
2.1 Wat is het aantal verloonde uren?	Bestaand	* NZa gebruikt verloonde uren, omdat die afgezet moet worden tegen de kosten. * Deze indicator betreft per jaar per financieringsstroom het totaal aantal verloonde uren van personeelsleden. Verloonde uren betreft het aantal uren waarover het loon van de werknemer is berekend. In kostenonderzoek werd dit omschreven als verloonde bruto uren. * Alle personeelsleden (zorg- en niet- zorg) worden geïncludeerd.
3.1 Wat is het Bruto jaarsalaris?	Bestaand	* Totaal aan loonkosten. Bestaande definitie vanuit Kostenonderzoek 2016 kan hiervoor hergebruikt worden.
3.2 Wat is het gemiddelde bruto jaarsalaris per FTE?		* Het gemiddelde bruto jaarsalaris per fte.
3.3 Wat zijn de totale directe loonkosten voor personeel in loondienst?	Gewijzigd	Alleen totale directe loonkosten voor personeel in loondienst (geen PNIL).
4.1 Wat zijn de sociale kosten per meetperiode?	Bestaand	* PNIL geen onderdeel van deze definitie om kosten voor medewerkers in dienst zuiver te houden. Deze indicator betreft de sociale kosten van personeelsleden in loondienst over de periode. De indicator wordt op organisatieniveau berekend. Sociale kosten zijn de kosten die voortvloeien uit wettelijke dan wel sociale verplichtingen van de werkgever, die niet leiden tot rechtstreekse uitbetalingen door de werkgever aan het personeel, zoals betaalde (verzekerings)premies in verband met ziekte, werkloosheid, arbeidsongeschiktheid en pensioen. In het Prismant rekeningschema zijn dit alle rekeningen uit rubriek 42 (Bron: Kostenonderzoek Wet langdurige zorg NZa en KPMG — Versie 12 september 2017). Vanuit RGS zijn dit rubrieken behorende bij WPerSol (zie functionele beschrijving voor rubrieken).
4.2 Totale kosten personeel niet in loondienst (PNIL) over een meetperiode	Bestaand	Deze indicator betreft het totaal aan kosten van personeelsleden niet in loondienst (PNIL) over de periode. De indicator wordt op organisatieniveau berekend. Kosten van personeel niet in loondienst (PNIL) betreft alle vergoedingen aan personeel dat niet in loondienst en als uitzendkracht binnen de instelling werkzaam is. Bij vergoedingen is geen sprake van een dienstbetrekking. Zie voor rubrieken Prismant en RGS de functionele beschrijving.
4.3 Wat zijn de andere personeelskosten?	Bestaand	PNIL geen onderdeel van deze definitie om kosten voor medewerkers in dienst zuiver te houden.
5.1 Wat zijn de kosten die geboekt zijn? (conform RGS)	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Structuur op basis van Rekening grootboek schema omdat dit het meest voorkomt en ook volgens Fizi leden passend is. Rubrieken Prismant en Referentie Grootboek Schema worden expliciet gemaakt per informatievraag.
5.2 Wat zijn de kosten die geboekt zijn op verschillende kostenplaatsnummers?	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Deze vragen krijgen een andere vorm, door meer de beoogde inhoudelijke informatie te formuleren ipv generieke kostenstructuren informatie. Structuur op basis van Rekening grootboek schema en Prismant rekenschema. RGS omdat dit duurzaam is en toekomstbestendig. Prismant omdat dit rekenschema vooralsnog meest wordt gebruikt (wordt echter niet meer onderhouden?)
5.3 Welke omschrijving hebben de kostenplaatsen die uitgevraagd worden?	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Deze vragen krijgen een andere vorm, door meer de beoogde inhoudelijke informatie te formuleren ipv generieke kostenstructuren informatie.
5.4 Wat zijn de kosten die geboekt zijn op verschillende hulpkostenplaatsnummers?	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Deze vragen krijgen een andere vorm, door meer de beoogde inhoudelijke informatie te formuleren ipv generieke kostenstructuren informatie.
5.5 Welke omschrijving hebben de hulpkostenplaatsen die uitgevraagd worden?	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Deze vragen krijgen een andere vorm, door meer de beoogde inhoudelijke informatie te formuleren ipv generieke kostenstructuren informatie.
5.6 Welke typering hebben de hulpkostenplaatsen? (keuzelijst: WLZ, niet WLZ en/of WLZ PGB, gemengd, eerstelijnsverblijf, indirect)	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Deze vragen krijgen een andere vorm, door meer de beoogde inhoudelijke informatie te formuleren ipv generieke kostenstructuren informatie.
5.7 Welk type indirecte kostenplaats betreft het?	Bestaande informatievraag → Niet opgenomen in uitwisselprofiel	Deze vraag is niet opgenomen omdat niet meer de gehele boekhouding wordt uitgevraagd maar alleen de specifieke rubrieken (RGS of Prismant) die nodig zijn per informatievraag. Deze vragen krijgen een andere vorm, door meer de beoogde inhoudelijke informatie te formuleren ipv generieke kostenstructuren informatie.
Selectie: Financieringsstroom indeling in Wlz, Zvw, Wmo		Startpunt: de relatie tussen werknemer en financieringsstroom o.b.v. OE die bij de cliënt en indicatiestelling van client is geregistreerd. Rest posten mogelijk nog verdelen naar omzet, maar dat is minder wenselijk want daarin is invloed van NZa tariefstelling weer groter.
Selectie: zorg gerelateerde indeling: zorg en nietzorg		Indeling op basis van functie van medewerker heeft voorkeur. In eerste instantie simpel houden en niet 3e categorie toevoegen (bijvoorbeeld mensen die werken voor zaaltjesverhuur binnen verpleeghuis).
Selectie: leveringsvorm		Indeling op basis van productie heeft voorkeur. NZa heeft zowel de productie als declaratie gegevens nodig: verschil tussen gemaakte kosten en wat gedeclareerd kan worden. Idealiter inzicht van productie per prestatie.
Selectie: zorgprofiel		Voor nu onzeker of deze selectiemanier nodig is. Daarom parkeren we deze.
Selectie: kwalificatieniveau		Op basis van de lijst van kwalificatieniveaus ODB. Waarbij functie van medewerker gematcht wordt door aanbieder aan kwalificatieniveaus. Belang is goed inzicht in verschillen in niveaus die variatie in salaris verklaren.
Selectie: Relatie, soort overeenkomst, rol en groep		Uitsplitsing ‘groep’ is voor NZa belangrijkst. Daarbij is pil/pnil/overig goed genoeg. Stagiair/vrijwilliger etc is dan ‘overig’. Stagiaire vergoeding telt pas als personele kosten als het meegenomen moet worden in belastingaangifte. Opsplitsing van pil/pnil is belangrijk om kosten te kunnen duiden.
Wat is de productiviteit?	onzeker	Op dit moment nog geen uitspraken ivm lopende trajecten en onzekerheden.
Inzet van behandelaren?	onzeker	Er is een kans dat behandeling naar een ander domein gaat, daardoor is het nu lastig voor de NZa om hier een uitwerking op te maken. Interne werkgroep is daar mee bezig en die uitkomsten kunnen dan meegenomen worden in kik*v.
Hoe ziet de organisatiestructuur eruit?	Gewijzigd	Op basis van algemene uitwerking KIK*V met organisatorische eenheden.
5.1 Wat zijn de kosten van voeding?	Toegevoegd	Deze indicator betreft de materiële kosten die verband houden met de bereiding en verstrekking van maaltijden en andere voedingsproducten. De indicator wordt op organisatieniveau berekend (Bron: Gebruikersinstructie Kosten onderzoek 2016 * Kostenonderzoek Wet langdurige zorg NZa en KPMG — Versie 12 september 2017, pagina 17). Voor de berekening van deze indicator hanteert de NZa het Prismant rekeningschema (Bron: Rekeningschema[object Object]zorginstellingen*Prismant * Utrecht, september 2004 Publicatienummer 203.25, pagina 33). De materiële kosten van alle voeding worden geïncludeerd.
5.2 Wat zijn andere hotelmatige kosten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan kosten die aan de hotelfunctie van de instelling kunnen worden toegerekend, met uitzondering van de kosten van vervoer over de periode. Aggregatieniveau = organisatie In de gebruikersinstructie van eerder kostenonderzoek (zie functionele beschrijving) wordt verwezen naar voeding (i.p.v. vervoer). In de functionele beschrijving is dit aangepast naar vervoer.
6.1 Wat zijn de vervoerskosten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan alle vervoerskosten die verband houden met cliëntvervoer over de periode. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt = alle vervoerskosten die verband houden met cliëntvervoer worden geïncludeerd.
7.1 Wat zijn de algemene kosten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan alle algemene kosten over de periode. Zoals: kosten van administratie en registratie, communicatiekosten, kosten algemeen beheer, zakelijke lasten en verzekeringen, kosten audiovisuele apparatuur en andere algemene kosten. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt = alle algemene kosten worden geïncludeerd. Aandachtspunt: De rubrieken m.b.t. 'algemene kosten' verschillen tussen Prismant en RGS. Bijvoorbeeld: 'accountantskosten' vallen in Prismant onder 'algemene kosten' en in RGS vallen 'accountantskosten' niet onder 'algemene kosten'.
8.1 Wat zijn de client cq de bewonersgebonden kosten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan patiënt* en bewonergebonden kosten over de periode. Dit betreft o.a. kosten voor onderzoek, laboratorium, geneesmiddelen en hulpmiddelen. Aggregatieniveau = organisatie. Alle cliënt cq bewonersgebonden kosten worden geïncludeerd. Binnen rekeninggroep 463 kunnen ook materiële kosten van zogenaamde therapeutische bedrijven voor bijvoorbeeld arbeids* of bezigheidstherapie verantwoord worden. Vaak kunnen de producten op prestaties van deze bedrijven doorverkocht worden aan derden. Dergelijke vergoedingen kunnen eveneens binnen de rekeninggroep 463 gecrediteerd worden, omdat het hierbij primair gaat om het elimineren van de materiële kosten van deze producten. Deze vergoedingen kunnen in feite niet meer als patiënt* of bewonergebonden kosten bestempeld worden.
9.1 Wat zijn de terrein* en gebouwgebonden kosten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan terrein* en gebouwgebonden kosten over de periode. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt =alle terrein* en gebouwgebonden kosten worden geïncludeerd.
9.2 Wat zijn de onderhoudskosten en dotaties aan voorzieningen groot onderhoud?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan onderhoudskosten en dotaties aan voorzieningen groot onderhoud over de periode. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt = alle onderhoudskosten en dotaties aan voorzieningen groot onderhoud worden geÏncludeerd.
9.3 Wat zijn de energiekosten (gas, elektra, water)?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan energiekosten over de periode. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt = alle energiekosten worden geïncludeerd.
10.1 Wat zijn de afschrijvingen huur, leasing en interest?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal voor afschrijvingen, huur leasing en interest over de periode. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt = alle afschrijvingen, huur leasing en interest worden geïncludeerd.
10.2 Wat zijn de kosten voor vervoersmiddelen en immateriële vaste activa?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan kosten voor vervoersmiddelen en immateriele vaste activa over de periode. Aggregatieniveau = organisatie. Alle de kosten voor vervoersmiddelen en immateriele vaste activa worden geïncludeerd.
11.1 Wat zijn de kosten voor hulpbedrijven en overboekingsrekening?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan kosten en opbrengsten voor intercompany doorbelastingen en overboekingen over de periode. De aanname is dat de kosten en opbrengsten voor intercompany diensten op totaalniveau (of u deze binnen de organisatie nou centraal of decentraal geboekt worden) (grotendeels) tegen elkaar wegvallen en dat de kosten/opbrengsten binnen deze kostensoort daarom nihil zullen zijn. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunt = alle kosten en opbrengsten voor intercompany doorbelastingen en overboekingen worden geïncludeerd.
12.1 Wat is het toegekend wettelijk budget?	Toegevoegd	Hier wordt het toegekende budget volgens de laatste rekenstaat van de NZa verantwoord. Deze budgetten worden uitgesplitst opgevraagd: Wlz, niet Wlz en Wlz PGB en ELV. Aggregatieniveau = organisatie.
12.2 Wat zijn de berekende correcties op het toegekend wettelijk budget?	Toegevoegd	In deze rekeninggroep kunnen de correcties op het budget volgens rekeninggroep 811 worden verantwoord. Deze correcties zijn bijvoorbeeld via NZa*circulaires reeds bekend, maar ze zijn nog niet door middel van een rekenstaat bevestigd. Generieke aanpassingen betreffen aanpassingen die in principe voor alle soortgelijke instellingen gelden. Incidentele aanpassingen hebben betrekking op een wijziging van het budget voor een bepaalde instelling. Aggregatieniveau = organisatie.
13.1 Wat zijn de overige bedrijfsopbrengsten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan overige bedrijfsopbrengsten. Opbrengsten buiten wettelijk toegekend budget (ook wel alle opbrengsten die niet kunnen worden ondergebracht in één van de overige categorieën). Denk hierbij aan zorgprestaties tussen instellingen, zorgprestaties derde compartiment, subsidies (met uitzondering van loonkostensubsidies), verkoop vastgoed. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunten: eigen bijdrage cliënten wordt niet geïncludeerd. Die wordt uitgevraagd in indicator 13.2. Let op: Indien dit minder dan 2% van de totale opbrengsten betreft kan de invuller er ook voor kiezen om dit WEL mee te nemen bij overige bedrijfsopbrengsten.
13.2 Wat zijn de eigen bijdragen cliënten?	Toegevoegd	Deze indicator betreft de eigen bijdragen cliënten. Opbrengsten vanuit de eigen bijdrage van cliënten. Indien dit minder dan 2% van de totale opbrengsten betreft kan de invuller er ook voor kiezen om dit mee te nemen bij overige bedrijfsopbrengsten. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunten: Indien dit minder dan 2% van de totale opbrengsten betreft kan de invuller er ook voor kiezen om dit mee te nemen bij overige bedrijfsopbrengsten (indicator 13.1).
14.1 Wat zijn de correctie budgetafrekeningen voorgaande boekjaren?	Toegevoegd	Deze indicator betreft de correctie budgetafrekeningen voorgaande boekjaren. Correctie budgetafrekeningen over voorgaande jaren kunnen naderhand met de NZa overeengekomen aanpassingen van het wettelijk budget voor aanvaardbare kosten worden verantwoord. Aggregatieniveau = organisatie.
15.1 Wat zijn de totale opbrengsten (na correctie exploitatieresultaten)?	Toegevoegd
16.1 Wat is het aantal gerealiseerde verblijfsdagen?	Toegevoegd	Deze indicator betreft het totaal aan goedgekeurde gedeclareerde verblijfsdagen van cliënten met een Wlz-indicatie, ELV en niet -Wlz en niet-ELV. Aggregatieniveau = organisatie. Uitgangspunten: met betrekking tot een 'goedgekeurde gedeclareerde verblijfsdag' wordt uitgegaan van het AW320-bericht (zie tevens: Standaard AW320 (versie 1.4) * Standaardisatie Vektis.nl ).