Let op: deze afsprakenset is een oudere versie. Ga naar de laatste versie
Om efficiënt en effectief beheer en onderhoud over de KIK-V producten uit te kunnen voeren is de inrichting van de onderliggende beheerprocessen noodzakelijk. Deze beheerprocessen borgen de continuïteit van de in beheer genomen producten. De Information Technology Infrastructure Library (ITIL) is de meest gebruikte standaard voor het inrichten van deze beheerprocessen, waarbij wordt uitgegaan van service support en service delivery processen.
In het kader van (door)ontwikkeling, beheer en onderhoud kent de Beheerorganisatie KIK-V een gestructureerd proces voor het voortbrengen van nieuwe release van KIK-V producten, bestaande uit meerdere fasen met bijbehorende activiteiten, taken en verantwoordelijkheden, die gezamenlijk het releaseproces vormen. Onder een release van een KIK-V product wordt het volgende verstaan:
‘Een nieuwe versie van een KIK-V product in kader van (door)ontwikkeling en onderhoud die gepubliceerd wordt ter implementatie.’
De activiteiten binnen dit releaseproces worden uitgevoerd in afstemming en samenwerking met alle relevante deelnemers om in te kunnen spelen op functionele, technische en operationele afhankelijkheden. Om transparantie, structuur en flexibiliteit in het releaseproces in kader van beheer en onderhoud te borgen, worden de vastgestelde afspraken rondom samenwerking en governance uit de Afsprakenset gehanteerd. Alle werkzaamheden, processtappen en afspraken tezamen leveren een gestandaardiseerd proces op voor het voortbrengen van nieuwe releases van KIK-V producten. De releases worden in fases voorbereid, uitgewerkt en opgeleverd. Deze fases van het releaseproces zijn onderdeel van het releasebeleid van de Beheerorganisatie.
De Beheerorganisatie is verantwoordelijk voor het borgen en structureren van het releaseproces van KIK-V producten, zodat:
De beheerafspraken kennen als onderdeel van de Afsprakenset een aantal doelen:
De beheerafspraken zijn opgebouwd aan de hand van de zes fasen van het releaseproces, namelijk:
De afbeelding hieronder (Figuur 1) geeft een schematische weergave van de zes fasen van het releaseproces voor het voortbrengen van nieuwe versies van KIK-V producten n.a.v. wijzigingsverzoeken en wensen tot doorontwikkeling.
Figuur 1. Schematische weergave van de zes fasen van het generieke releaseproces voor KIK-V producten.
De doorlooptijd van het releaseproces is afhankelijk van de aard en omvang van de voort te brengen release, de impact van de nieuwe release op andere KIK-V producten en de benodigde besluitvorming rondom vaststelling en publicatie volgens de geldende afspraken van KIK-V.
Zo is de ontwikkeling van uitwisselprofielen een proces tussen afnemer en uitvoerend orgaan en kent een “lichter” en flexibeler karakter dan de ontwikkeling van de Afsprakenset. Zolang een uitwisselprofiel aansluit bij de Afsprakenset, kan de ontwikkeling van het uitwisselprofiel hierdoor “lean and mean” blijven. De ontwikkeling van de Afsprakenset is een proces tussen alle belanghebbenden en kent een voorspelbaarder karakter met een vaste ontwikkelcyclus. De afspraken die gelden voor de twee verschillende ontwikkelcycli staan nader beschreven bij Ontwikkeling uitwisselprofielen en Ontwikkeling Afsprakenset.
Dit verschil in de zwaarte van de ontwikkelingscycli vertaalt zich naar verschillen in doorlooptijd voor het doorvoeren van een wijziging. Een wijziging op een bestaand uitwisselprofiel – waarbij geen sprake is van aanpassingen aan andere KIK-V producten – is beduidend korter vergeleken met het voortbrengen van een nieuwe versie van de Afsprakenset, waarbij de doorlooptijd langer is gezien het bijkomende besluitvormingsproces met vaststelling via de Ketenraad en de samenhang tussen de Afsprakenset en de andere KIK-V producten; een wijziging aan de Afsprakenset is van invloed op de op dat moment geldende versies van andere KIK-V producten. Klik hier voor meer informatie over het ontwikkelings- en besluitvormingsproces van de Afsprakenset en Uitwisselprofielen. Dit verschil in doorlooptijd is tevens weergegeven in onderstaande afbeelding, waarbij de bovenste loop een korte doorlooptijd kent dan de onderste loop (Figuur 2).
Figuur 2. Overzicht van het generieke releaseproces voor KIK-V producten met weergave van de verschillende doorlooptijden.
Zowel intern als extern kunnen er wensen tot doorontwikkeling en wijzigingsverzoeken worden aangedragen op de verschillende KIK-V producten. Signalen over deze wensen en wijzigingsverzoeken komen binnen bij en/of worden gedeeld met de Beheerorganisatie. Er kan onder andere sprake zijn van de volgende situaties:
De fase Verkennen beschrijft het proces rondom het inventariseren en verkennen van ontwikkelingen en wijzigingsverzoeken en het bepalen van de noodzakelijkheid en impact van de wijziging.
In de fase Verkennen wordt bepaald of de ontvangen wijzigingsverzoeken noodzakelijk zijn. Hierbij wordt verkend wat de impact van het wijzigingsverzoek is op zowel het te wijzigen product als op de andere KIK-V producten. In deze fase dient dus rekening gehouden te worden met de onderlinge samenhang tussen de KIK-V producten. Daarnaast wordt gekeken naar de urgentie van de wijziging en in hoeverre de wijziging past binnen de huidige uitwisselkalender. Tot slot dient er gecontroleerd te worden of de wijziging rijmt met de geldende grondslagen.
Het kan zijn dat hieruit geconcludeerd wordt dat er onvoldoende doorlooptijd is om de uitvraag uit te werken volgens KIK-V principes vanwege bepaalde urgentie of dat onvoldoende duidelijk is of dit een structurele uitvraag betreft en de uitvraag niet gemakkelijk met behulp van de geldende release van de Afsprakenset beantwoord kan worden. In dat geval treedt de procedure Afwijkende uitvraag in werking. Indien in samenhang met alle deelnemers wordt besloten het wijzigingsverzoek niet verder op te pakken, dan stopt het proces hier. Bij een positief besluit wordt er overgegaan tot de volgende fase. Hieronder volgt een overzicht van de doelen en kernvragen van de fase Verkennen.
Nadat de fase Verkennen is afgerond en het wijzigingsverzoek is ingewilligd, dient het ontwikkelingstraject te worden opgestart. In dit ontwikkelingstraject wordt het wijzigingsverzoek geconcretiseerd door het inrichten en uitvoeren van de benodigde ontwikkelactiviteiten, het opstellen van een concrete planning inclusief opleveringsdeadlines en bijbehorende deliverables en het bijhouden van een changelog van de doorgevoerde wijzigingen t.o.v. de eerdere versie of een geheel nieuw (deel) product. Meer informatie over de ontwikkeling van de Afsprakenset en de uitwisselprofielen in het bijzonder kan teruggevonden worden in de Afsprakenset.
In het kader van het waarborgen van de onderlinge samenhang tussen de KIK-V producten moeten er met de belanghebbende partijen afspraken gemaakt worden over het publiceren, in werking treden en implementeren van nieuwe versies van de KIK-V producten, alvorens wordt overgegaan tot de fase Vaststellen. Zodoende wordt voorkomen dat er kritieke discrepanties ontstaan tussen de verschillende KIK-V producten. Enkel op het moment dat alle ontwikkelactiviteiten zijn afgerond en de nieuwe release gereed is voor publicatie, zal er worden overgegaan naar de volgende fase Vaststellen.
Hieronder volgt een overzicht van de doelen en kernvragen van de fase Concretiseren.
Nadat alle ontwikkelactiviteiten zijn afgerond dienen de nieuwe releases eerst te worden vastgesteld, voordat overgegaan kan worden tot publicatie. Voor het vaststellen van de nieuwe releases gelden de governance- en besluitvormingsafspraken, zoals geformuleerd staan in de Afsprakenset.
Gezien de samenhang tussen de KIK-V producten en de impact hiervan op het vaststellingsproces, zijn de volgende principes opgesteld:
Zodra de nieuwe releases definitief volgens bovengenoemde afspraken zijn vastgesteld, kunnen de nieuwe releases worden aangeleverd ter publicatie. De Beheerorganisatie doorloopt als laatste controle bij aanlevering de acceptatiecriteria voor het desbetreffende KIK-V product, om te bepalen of de aangeleverde release gereed is voor publicatie.
Hieronder volgt een overzicht van de doelen en kernvragen van de fase Vaststellen.
Nadat de nieuwe releases in de vorige fase zijn vastgesteld en blijken te voldoen aan de acceptatiecriteria voor publicatie, zal de Beheerorganisatie het publicatieproces opstarten en overgaan tot publicatie. Bij het publiceren en in werking laten treden van de nieuwe releases dient rekening gehouden te worden met product-specifieke afspraken rondom publicatie en versionering.
Voor de KIK-V producten gelden de volgende publicatie-afspraken:
Om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende versies van de verschillende producten kent elk KIK-V product een eigen versionering volgens navolgbare systematiek.
Hieronder volgt een overzicht van de doelen en kernvragen van de fase Publiceren.
Na de definitieve publicatie zal de Beheerorganisatie een interne en externe notificatie versturen over de publicatie, zodat alle relevante stakeholders op de hoogte worden gesteld. Er zal ondersteuning geboden worden bij het implementeren van nieuwe releases door deelnemers.
De implementatie van een nieuwe versie van een KIK-V product vergt aanpassingen door de deelnemers. Het is over het algemeen niet mogelijk om deze aanpassingen bij alle partijen tegelijkertijd door te laten voeren. Aan deelnemers wordt daarom bij de publicatie van een nieuwe release ruimte geboden om de nieuwe versie te implementeren binnen een gestelde implementatietermijn. Welke termijn toereikend is, wordt vastgelegd in de implementatieafspraken.
Feedback die tijdens de implementatie van de nieuwe releases door de deelnemers wordt aangeleverd zal door de Beheerorganisatie in ontvangst worden genomen ter evaluatie. Meer over het ontvangen en verwerken van feedback, wensen en verzoeken staat omschreven in de volgende fase Evalueren. Hieronder volgt een overzicht van de doelen en kernvragen van de fase Implementeren.
Het in gebruik nemen van nieuwe versies van KIK-V producten in praktijk kan leiden tot nieuwe wensen voor doorontwikkeling of wijzigingsverzoeken. Deze feedback in de vorm van een ge(her)formuleerde informatiebehoefte of een wijzigingsverzoek op een gepubliceerd product, kan worden ingediend bij de Beheerorganisatie, waar alle ontvangen feedback in ontvangst wordt genomen en gebundeld. Tevens zal er actief feedback worden ingewonnen. In elk uitwisselprofiel wordt een afspraak opgenomen over het evalueren van het gebruik van het uitwisselprofiel. Deze evaluatie kan leiden tot voorgestelde wijzigingen. Over de ontvangen feedback zal terugkoppeling gegeven worden aan desbetreffende productontwikkelaar(s). Vervolgens wordt de feedback geëvalueerd en bepaald wat er met de feedback dient te gebeuren. Indien de feedback verwerkt of opgepakt kan worden zonder een wijziging aan te brengen op het KIK-V product, zal het releaseproces ten einde komen. Wanneer de feedback mogelijk leidt tot een wijziging van een bestaand gepubliceerd KIK-V product, zal het releaseproces opgestart worden, beginnend met de fase “Verkennen”, voor het oppakken van het wijzigingsverzoek. Hieronder volgt een overzicht van de doelen en kernvragen van de fase Evalueren.
Loopt u tegen een issue of vraag aan bij het KIK-V product? Neem dan contact met ons op!