Procedure afwijkende uitvraag (gebruik interventieknop)

Het kan voorkomen dat een afnemer de afgesproken procedures in de afsprakenset niet (tijdig) kan volgen doordat de reguliere KIK-V procedures ontoereikend zijn bij het uitvoeren van haar wettelijke taak of haar verplichtingen buiten KIK-V. Het kan ook zijn dat de afnemer tegemoet moet komen aan een sterke (politieke) druk en in de problemen komt als er niet (tijdig) wordt geleverd. In die situaties wordt de procedure afwijkende uitvraag gevolgd.

Er is sprake van een afwijkende uitvraag wanneer deze onder de scope van het convenant valt, maar:

1. nog niet in een uitwisselprofiel is vervat, of,
2. anders is geformuleerd dan in het betreffende uitwisselprofiel is vastgelegd

Een ketenpartij kan constateren dat een bepaalde uitvraag nodig is en deze in afwijking van een vastgesteld uitwisselprofiel toch willen stellen aan zorgaanbieders, waarbij de ketenpartij het belang van de uitvraag nader toelicht. Ook zorgaanbieders kunnen constateren dat zij afwijkende vragen krijgen van een ketenpartij die vallen binnen de scope van het convenant.

Er is sprake van een overgangssituatie, waarbij de komende periode door partijen zowel aan KIK-V wordt ontwikkeld als geïmplementeerd. Dat houdt in dat de afspraken conform de KIK-V ambities moeten worden gerealiseerd, maar ook dat nu bestaande informatiebehoeftes nog ingevuld kunnen blijven worden. Er zullen situaties zijn waarbij er wel een uitwisselprofiel is, maar zorgaanbieders nog niet conform specificaties via een datastation en KIKstarter kunnen aanleveren, omdat zij nog niet zo ver zijn met de implementatie daarvan. In deze situatie zal de procedure afwijkende uitvraag of onbekende uitvraag geen belemmering mogen zijn voor het delen van de benodigde informatie.

De procedure “afwijkende uitvraag” bevat de volgende afspraken:

• De afnemer informeert (de leden) van de Ketenraad en het programma management KIK-V binnen 5 werkdagen schriftelijk over de situatie en onderbouwt daarbij het voorgenomen besluit om (deels) af te wijken van de KIK-V procedures.
• De afnemer hanteert in het voorstel voor de afwijking zoveel mogelijk de KIK-V principes zoals beschreven in de grondslagen van de afsprakenset. De afnemer wint hiervoor advies in bij de beheerorganisatie KIK-V.
• De afnemer voert een privacy toets uit op het voorstel. In deze toets is aandacht voor zaken als rechtmatigheid van de uitvraag, dataminimalisatie evenals impact voor de administratie bij de zorgaanbieders en eventuele maatregelen om te voorkomen dat antwoorden niet voldoende geanonimiseerd blijven (mogelijkheden tot (her)identificatie van personen, bijvoorbeeld door stapeling van gegevens). Dit laatste geldt vooral in de situatie dat er geen grondslag is voor het verwerken van persoonsgegevens door de afnemer, maar past ook bij de principes van KIK-V. Indien de uitvraag meer structureel van aard wordt, dan past de uitvraag bij een eventuele uitwerking naar een uitwisselprofiel al binnen de principes.
• De leden van de Ketenraad KIK-V krijgen ten minste 10 werkdagen de gelegenheid om schriftelijk te reageren (in de zomermaanden juli en augustus 15 werkdagen) en mogen schriftelijk verzoeken (interventieknop) om een (spoed)vergadering van de Ketenraad KIK-V om het voorgenomen besluit te bespreken. De (spoed)vergadering van de Ketenraad KIK-V vindt plaats binnen 5 werkdagen na het verstrijken van de reactietermijn. Bovendien kan binnen dezelfde bovengenoemde periode van 10 respectievelijk 15 werkdagen de beheerorganisatie gevraagd worden om advies. Zowel de reacties van de leden van de Ketenraad KIK-V als de beheerorganisatie worden gedeeld met alle leden van de Ketenraad KIK-V.
• Het uiteindelijk eindoordeel/besluit kan pas plaatsvinden na raadpleging van de leden van de Ketenraad en na een eventuele (spoed)vergadering van de Ketenraad KIK-V.
• Het al dan niet voortzetten van de uitvraag (dan wel in aangepaste vorm) blijft aan de afnemer. Enkel de afnemer kan bepalen of zij met een alternatieve oplossing kan voldoen aan haar verplichtingen. Dit eindoordeel vergezeld van de standpunten van de verschillende Ketenpartijen wordt schriftelijke vastgelegd en samen met een motivatie voor het genomen besluit gedeeld met de leden van de Ketenraad KIK-V. Het eindoordeel kan desgevraagd openbaar worden gemaakt.
• De afnemer maakt, indien de ingezette koers wordt voortgezet, afspraken met de Ketenraad KIK-V over de scope en de duur van de afwijking en wanneer de afwijking wordt geëvalueerd.
• Situaties waarin de procedure afwijkende uitvraag wordt gevolgd, worden altijd geëvalueerd, opdat maximaal kan worden geleerd (ook met betrekking tot de procedure zelf) en dit soort situaties in de toekomst zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen.
• Mocht blijken dat er sprake is van een repeterende informatiebehoefte of een uiteindelijk beoogde aanvulling of aanpassing op een bestaand uitwisselprofiel (maar daar via de procedure afwijkende uitvraag tijdelijk gemotiveerd van afgeweken), dan wordt zo snel mogelijk weer aangesloten bij de reguliere procedures. In de Ketenraad KIK-V worden hierover afspraken gemaakt en opgenomen in de ontwikkelagenda. De bedoeling is om zo snel mogelijk de informatiebehoefte conform de afspraken KIK-V te laten verlopen.  

Procedure “onbekende uitvraag” (Interventieknop)

Bovengenoemde procedure gaat ervanuit dat de afnemer vooraf de leden van de Ketenraad KIK-V informeert over de afwijkende uitvraag. Indien onverhoopt aanbieders (alle aanbieders binnen scope van het convenant) een uitvraag ontvangen zonder dat deze bovenstaande procedure doorlopen lijkt te hebben en/ of niet in een uitwisselprofiel is gevat, geldt de volgende procedure:

• De zorgaanbieder stelt haar brancheorganisatie op de hoogte. Als de brancheorganisatie niet ActiZ is, informeert deze organisatie Ketenraadlid ActiZ over de ontvangst van de onbekende uitvraag.
• Ketenraadlid ActiZ stelt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 5 werkdagen, de vermeende afnemer en het programmamanagement KIK-V op de hoogte van deze ogenschijnlijk onbekende uitvraag.
• Ketenraadlid ActiZ toetst samen met de afnemer en het programma management KIK-V binnen 5 werkdagen of hier inderdaad sprake is van een afwijkende uitvraag die niet conform de afgesproken procedure voor een uitwisselprofiel of voor een afwijkende uitvraag verlopen is. Dan wel of sprake is van een situatie waarin de betreffende uitvraag mogelijk in ontwikkeling is voor een uitwisselprofiel. Uitvragen die binnen de scope vallen betreffen uitvragen die passen binnen de beschrijving in het convenant, zoals daarin verwoord: informatieuitwisseling over de kwaliteit en bedrijfsvoering van verpleeghuiszorg. De uitkomst van dit onderzoek wordt gedeeld met de zorgaanbieder die hiervan melding heeft gemaakt.
• Indien hier inderdaad sprake blijkt te zijn van een onbekende uitvraag wordt dit schriftelijk gemeld aan de leden van de Ketenraad KIK-V en wordt alsnog de procedure “afwijkende uitvraag” gevolgd (interventieknop).
• Indien blijkt dat de procedure “afwijkende uitvraag” wel is doorlopen en het definitieve besluit reeds is genomen of dat de uitvraag is gevat in een uitwisselprofiel kan de uitvraag worden voortgezet. Er vindt een evaluatie plaats door ActiZ, de respectievelijke brancheorganisatie (indien niet Actiz), de aanbieder en het programmamanagement waarom deze afwijkende uitvraag niet bekend was bij de aanbieder. Eventueel worden maatregelen genomen om dit soort situaties in de toekomst zoveel mogelijk te kunnen voorkomen.
• Indien blijkt dat het een uitvraag betreft die (tijdelijk) afwijkt van een bestaand uitwisselprofiel, maar niet de procedure ‘afwijkende uitvraag’ heeft doorlopen, dan wordt alsnog deze procedure gevolgd.