Toelichting op het uitwisselprofiel Zorgkantoren Inkoopondersteuning en beleidsontwikkeling:

Basisinformatie personeel en cliënten

Scope

De zorgkantoren starten in het Uitwisselprofiel met een afbakening voor Personele gegevens ten behoeve van eigen EWS-systeem en/of monitoring van gemaakte afspraken tussen zorgkantoor en zorgaanbieder. De basis voor de ontwikkeling van de set Personele gegevens in het Uitwisselprofiel Zorgkantoren V&V is het Uitwisselprofiel ODB/ indicatoren personeel, omdat deze openbare bron tot op heden jaarlijks wordt gebruikt door zorgkantoren om analyses op te doen. Deze wordt aangepast aan de specifieke informatiebehoeften van de zorgkantoren én aangevuld met relevante nieuwe indicatoren.

Proces

De werkgroep Uitwisselprofiel Zorgkantoren heeft in 5 bijeenkomsten (9 februari, 23 februari, 9 maart, 23 maart en 6 april 2022) de basisset ODB Personeel geanalyseerd, gewijzigd en/of aangevuld zodat de set passender is bij de rol van het zorgkantoor in het Wlz zorgstelsel. Tijdens de bijeenkomsten zijn overwegingen en mogelijke variaties in opzet en berekening van de indicator besproken. In de periode tussen de bijeenkomsten (2 weken) hebben de delegaties vanuit de 3 zorgkantoren met collega’s zorginkoop de richting die voorligt besproken om te kijken of deze past bij hoe de zorginkopers deze gegevens gebruiken bij analyses en bij gesprekken met zorgaanbieders.

Daarnaast is voor het uitwisselprofiel zorgkantoren (indicatoren personeel en cliënten) een themabijeenkomst georganiseerd op 29 augustus 2022. Tijdens deze themabijeenkomst zijn met een deel van de klankbordgroep, namelijk een vertegenwoordiging van de zorgaanbieders en de zorgkantoren, de verschillende afspraken op alle lagen van het uitwisselprofiel besproken en getoetst. Ook de functionele beschrijvingen zijn inhoudelijk voorgelegd tijdens deze bijeenkomst ter toetsing. De uitkomsten vanuit deze themabijeenkomst zijn verwerkt in het uitwisselprofiel, zodat de vragen beter aansluiten bij de praktijk van zorgaanbieders en de informatiebehoefte van zorgkantoren.

Periode

Gegevens op dagbasis beschikbaar voor zorgkantoren is niet nodig om te monitoren, gegevens op jaarbasis is (naar ervaring van de zorgkantoren op dit moment) te weinig frequent. Om deze reden is gekozen voor cijfers op kwartaalbasis. De wens van de zorgkantoren is om hiermee zoveel mogelijk aan te sluiten bij de interne planning- en controlcyclus van zorgaanbieders.

Gemaakte keuzes t.a.v. indicatoren en concepten

Informatievraag	Status	Toelichting
1.1 Wat is het gemiddeld aantal personeelsleden?	Gewijzigde vraag	- Het gemiddelde aantal personeelsleden geeft het zorgkantoor inzicht in de ontwikkeling in een jaar. - Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd.
1.2 Wat is het aantal personeelsleden op een peildatum?	Gewijzigde vraag	- Het aantal personeelsleden op een peildatum zorgt voor goede vergelijkbaarheid over de jaren heen. - Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd.
2.1 Wat is het aantal ingezette uren?	Gewijzigde vraag	- Het gaat hier om ingezette fte. - Deze indicator heeft enkel betrekking op zorgpersoneel, omdat voor niet-zorgpersoneel niet altijd tijd wordt geschreven en dit dus mogelijk veel werk oplevert voor de zorgaanbieder.
2.2 Wat is het aantal verloonde uren?	Gewijzigde vraag	- Verloonde fte heeft een betere correlatie met de kosten, omdat de kosten meebewegen met de verloonde uren.
3.1 Wat is het percentage personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd op een peildatum?	Gewijzigde vraag	- Zorgkantoren willen graag zicht hebben op de hoeveelheid personeel dat voor bepaalde tijd in dienst is, in het licht van de huidige arbeidsmarkt is het belangrijk.
4.1 Wat is de gemiddelde contractomvang van het personeel?	Nieuwe vraag	- Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd. - Deze indicator wordt per kwartaal uitgevraagd.
5.1 Wat is de leeftijdsopbouw van het personeel?	Nieuwe vraag
6.1 Wat is het percentage ingezette uren personeel per kwalificatieniveau?	Nieuwe vraag	- Er wordt uitgegaan van de gewerkte uren vanuit het urenregistratiesysteem.
7.1 Aantal ingezette uren personeel per cliënt	Nieuwe vraag
8.1 Wat is het percentage ingezette uren personeel niet in loondienst (PNIL)?	Nieuwe vraag
8.2 Wat is het percentage kosten personeel niet in loondienst (PNIL)?	Nieuwe vraag
9.1 Wat is het aantal vrijwilligers?	Nieuwe vraag	- Alle vrijwilligers worden geïncludeerd.
10.1 Wat is het aantal leerlingen?	Nieuwe vraag
11.1 Wat is het kortdurend ziekteverzuimpercentage (excl. zwangerschapsverlof)?	Nieuwe vraag	- Het ziekteverzuimpercentage is het totaal aantal ziektedagen van personeelsleden, in procenten van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen (dus geen werkdagen) van personeel in loondienst per kwartaal. - Het kortdurend ziekteverzuimpercentage betreft het verzuim van 28 dagen of korter en exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. In de berekening wordt rekening gehouden met de parttimefactor. - Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd. - Voor de berekening van deze indicator is het noodzakelijk dat in de administratie van de zorgaanbieder wijzigingen in parttime factor, vestiging en functie gedurende de verslagperiode beschikbaar zijn.- De laatste dag van het kwartaal fungeert als peilmoment waarmee bepaald wordt of iemand kort- of langdurend ziek is. De resultaten worden niet met terugwerkende kracht bijgesteld.
11.2 Wat is het kortdurend ziekteverzuimpercentage (incl. zwangerschapsverlof)?	Nieuwe vraag	- Het ziekteverzuimpercentage is het totaal aantal ziektedagen van personeelsleden, in procenten van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen (dus geen werkdagen) van personeel in loondienst per kwartaal. - Het kortdurend ziekteverzuimpercentage betreft het verzuim van 28 dagen of korter en inclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. In de berekening wordt rekening gehouden met de parttimefactor. - Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd. - Voor de berekening van deze indicator is het noodzakelijk dat in de administratie van de zorgaanbieder wijzigingen in parttime factor, vestiging en functie gedurende de verslagperiode beschikbaar zijn. - De laatste dag van het kwartaal fungeert als peilmoment waarmee bepaald wordt of iemand kort- of langdurend ziek is. De resultaten worden niet met terugwerkende kracht bijgesteld.
11.3 Wat is het langdurend ziekteverzuimpercentage (excl. zwangerschapsverlof)?	Nieuwe vraag	- Het ziekteverzuimpercentage is het totaal aantal ziektedagen van personeelsleden, in procenten van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen (dus geen werkdagen) van personeel in loondienst per kwartaal. - Het ziekteverzuimpercentage betreft het verzuim van langer dan 28 dagen en exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. In de berekening wordt rekening gehouden met de parttimefactor. - Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd. - Voor de berekening van deze indicator is het noodzakelijk dat in de administratie van de zorgaanbieder wijzigingen in parttime factor, vestiging en functie gedurende de verslagperiode beschikbaar zijn. - De laatste dag van het kwartaal fungeert als peilmoment waarmee bepaald wordt of iemand kort- of langdurend ziek is. De resultaten worden niet met terugwerkende kracht bijgesteld.
11.4 Wat is het langdurend ziekteverzuimpercentage (incl. zwangerschapsverlof)?	Nieuwe vraag	- Het ziekteverzuimpercentage is het totaal aantal ziektedagen van personeelsleden, in procenten van het totaal aantal beschikbare kalenderdagen (dus geen werkdagen) van personeel in loondienst per kwartaal. - Het ziekteverzuimpercentage betreft het verzuim van langer dan 28 dagen en inclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. In de berekening wordt rekening gehouden met de parttimefactor. - Alle personeelsleden (zorg- en niet-zorg) worden geïncludeerd. - Voor de berekening van deze indicator is het noodzakelijk dat in de administratie van de zorgaanbieder wijzigingen in parttime factor, vestiging en functie gedurende de verslagperiode beschikbaar zijn. - De laatste dag van het kwartaal fungeert als peilmoment waarmee bepaald wordt of iemand kort- of langdurend ziek is. De resultaten worden niet met terugwerkende kracht bijgesteld.
12.1 Wat is de verzuimfrequentie (excl. zwangerschapsverlof)?	Nieuwe vraag
12.2 Wat is de verzuimfrequentie (incl. zwangerschapsverlof)?	Nieuwe vraag
13.1 Wat is het percentage instroom van personeel?	Nieuwe vraag
13.2 Wat is het percentage uitstroom van personeel?	Nieuwe vraag
13.3 Wat is het percentage doorstroom van personeel naar oplopend kwalificatieniveau?	Nieuwe vraag	- Gekozen is om het kwalificatieniveau te laten bepalen door de zorgaanbieder, door de functies eenmalig in te delen in kwalificatieniveaus. - De term “oplopend” is gekozen als neutrale term om geen oordeel uit te spreken over personeel dat naar een hoger kwalificatieniveau doorstroomt (bijvoorbeeld van niveau 2 naar niveau 3).
13.4 Wat is het percentage doorstroom van personeel naar aflopend kwalificatieniveau?	Nieuwe vraag	- Gekozen is om het kwalificatieniveau te laten bepalen door de zorgaanbieder, door de functies eenmalig in te delen in kwalificatieniveaus. - De term “aflopend” is gekozen als neutrale term om geen oordeel uit te spreken over personeel dat naar een lager kwalificatieniveau doorstroomt (bijvoorbeeld van niveau 3 naar niveau 2).
14.1 Wat is het aantal cliënten per zorgprofiel op een peildatum?	Nieuwe vraag	- Het zorgprofiel wordt afgeleid van de indicatie van de cliënt (en dus niet uit de geleverde of gedeclareerde zorg), omdat de meest betrouwbare informatie oplevert.
14.2 Wat is het aantal cliënten per leveringsvorm op een peildatum?	Nieuwe vraag
14.3 Wat is het aantal cliënten per zorgprofiel per leveringsvorm op een peildatum?	Nieuwe vraag	- Het zorgprofiel wordt afgeleid van de indicatie van de cliënt (en dus niet uit de geleverde of gedeclareerde zorg), omdat de meest betrouwbare informatie oplevert.

• Voor zorgkantoren is uitgegaan van de informatievragen vanuit de ODB (voor personeel). Op het moment dat een vraag vanuit de ODB is aangepast voor zorgkantoren, is er sprake van een gewijzigde informatievraag.

Concept	Informatievraag	Bestaande/ gewijzigde/ nieuw concept in de ontologie	Toelichting
[object Object]	Alle informatievragen	Nieuw concept	Nederland is opgesplitst in 31 zorgkantoorregio’s. In elke regio is één zorgkantoor aangewezen om Wlz zorg in te kopen. Voor zorgkantoren is het daarom gewenst om resultaten te kunnen selecteren op: • zorgkantoorregio • concessiehouder (alle zorgkantoorregio’s van één zorgkantoor samen) • alle zorgkantoorregio’s van Nederland
[object Object]	Alle informatievragen	Nieuw concept: Zvw zorg Nieuw concept: Wmo zorg	Veel zorgaanbieders V&V bieden zorg vanuit verschillende financieringsstromen. Het is voor de zorgkantoren nu niet goed inzichtelijk welke zorg onder de Wlz valt en welke niet. Een uitsplitsing in de 3 grootste financieringsstromen voor ouderenzorg is een eerste stap naar meer inzicht.
[object Object]	Alle informatievragen	Nieuw concept: GZ Nieuw concept: GGZ	Zorgkantoren contracteren Wlz zorg bij zorgaanbieders. Deze valt uiteen in 3 zorgsoorten (met onderliggende indicaties): • V&V (VV-codes) • GZ (VG-, LVG-, LG-, ZGaud-, ZGvis-codes) • GGZ (GGZ B en GGz wonen) Het is voor zorgkantoren nu niet goed inzichtelijk welke zorg onder welke zorgsoort in de Wlz valt. Een uitsplitsing in de 3 zorgsoorten is een eerste stap naar meer inzicht.
[object Object]	Alle informatievragen	Nieuw concept: niet zorg gerelateerd personeel	De zorgaanbieder bepaalt op basis van functie welke personen zorg gerelateerd zijn (zoals nu in ODB Personeel) en welke niet.
[object Object]	13.3 en 13.4	Nieuw concept	Om te voorkomen dat zorgaanbieders 2 verschillende lijstjes omtrent kwalificatieniveau per medewerker moeten bijhouden, zijn de kwalificatieniveaus ODB, IGJ en zorgkantoren aan elkaar gerelateerd.
[object Object] Leveringsvorm die door zorgkantoren worden gebruikt zijn: -Verblijf met behandeling-Verblijf zonder behandeling -VPT -MPT -PGB	14.2 en 14.3	Nieuw concept	De categorieën voor leveringsvorm zijn overgenomen zoals door Zorginstituut Nederland wordt gehanteerd: Leveringsvormen (instelling, vpt, mpt en pgb) (Wlz).
[object Object] De volgende indeling wordt gehanteerd: - Personeel in loondienst (exclusief leerlingen) - Personeel niet in loondienst - Leerlingen - Stagiaires - Vrijwilligers		Bestaand concept

Praktijktoets: Toelichting op wijzigingen en aanvullingen

De belangrijkste wijzigingen/aanvullingen in het uitwisselprofiel en de bijbehorende indicatoren n.a.v. de praktijktoets (= inclusief SPARQL-query ontwikkeling) zijn:

1. Zorg- en niet-zorg personeel op vestigings- en concernniveau verder verfijnd

   In het functioneel opstellen van het uitwisselprofiel is met de zorgkantoren gekozen om alle indicatoren voor niet-zorgpersoneel op concernniveau te berekenen, aangezien zorgaanbieders de uren van niet-zorgpersoneel afwisselend op vestiging- of op concernniveau boeken. Bij het opstellen van de SPARQL-queries bleek dat het makkelijk is om ook voor niet-zorgpersoneel het vestigingsniveau te introduceren: alle mogelijke registraties bij zorgaanbieders van niet-zorgpersoneelslid worden zo ondervangen. Belangrijk is om te realiseren dat personeelsleden die uren maken op meerdere vestigingen (en ook op vestigingsniveau worden geregistreerd) dubbel geteld worden. Het totaal aantal niet-zorg personeelsleden op concernniveau hoeft dus niet een-op-een te kloppen met de vestigings-totalen.

2. Indicator 3.2 Percentage personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd gemiddeld per dag over een kwartaal is vervallen

   Bij de opbouw van de SPARQL-query bleek dat het gemiddelde per dag over 3 maanden uitrekenen meer dan 2 miljoen regels in de query opleverde. Dit was niet erg bevorderlijk voor de snelheid van het uitvoeren van deze SPARQL. Het nog haalbare invulling was om een gemiddelde per maand uit te rekenen voor 3 maanden. Daarmee zou de indicator dan weer heel erg op indicator 3.1 gaan lijken, om deze reden is besloten indicator 3.2 te laten vervallen.

3. VV4 t/m VV10 is aangepast naar VV1 t/m VV10

   Voor alle indicatoren waar met Wlz-VV-indicaties wordt gewerkt: VV1-VV10 worden geïncludeerd. Ondanks dat we weten dat VV1-VV3 nauwelijks worden gebruikt, maken we met deze inclusie de cijfers toch completer.

4. Verdeelsleutels

   Voor de beide van toepassing zijnde verdeelsleutels Financieringsstroom en Wlz Langdurige zorgsector is een SPARQL gemaakt op basis van het aantal dagen dat een cliënt in zorg is. Uit de praktijktoets komt dat er wellicht nog andere benaderingen voor de verdeelsleutel Financieringsstroom mogelijk zijn bijvoorbeeld op basis van declaraties of op basis van leveringsvormen. Deze benaderingen zullen in de praktijktoets verder worden onderzocht.

5. Indicatoren 2.1 en 2.2: fte omgezet naar uren

   Indicatoren 2.1 Ingezette fte en 2.2 Verloonde fte zijn veranderd naar “Ingezette uren” en “Verloonde uren”. We voorkomen hiermee verschillen in gebruik van fte-definitie (36, 38, 40 uur) of zelfs JUS-definitie. Daarbij: “Ingezette” uren is hetzelfde als “Gewerkte” uren, deze laatste term wordt gebruikt in het kennismodel.

6. Indicator 4.1 Gemiddelde contractomvang

   De definitie van contractomvang is als volgt uitgewerkt: Contractomvang wordt uitgevraagd als contractuele uren per kwartaal. We hebben eerder als uitgangspunt gedefinieerd dat om uren/week om te rekenen naar uren per jaar we uitgaan van 47 werkbare weken, dus 47 * aantal uur per week. Per kwartaal betekent dit: een kwart van de uren per jaar dus 47 * aantal uur per week gedeeld door het getal 4.

7. Indicatoren 13.3-13.4 Aantallen doorstroom personeel

   De indicatoren zijn aangepast in “Percentage doorstroom personeel” omdat het hiermee een indicator is die veel makkelijker te vergelijken is met andere zorgaanbieders. Verder worden alleen de kwalificatieniveaus verzorgenden/ verpleegkundigen 1-6 worden hier geïncludeerd en niet de (para)medische kwalificatieniveaus.

8. Indicatoren 11.1-11.4 Verzuim

   De zorgkantoren sluiten zich aan bij de CBS definitie met kalenderdagen, inclusief parttime factor. De keuze voor kalenderdagen is gebaseerd op het feit dat de werkdagen in de zorg niet standaard maandag t/m vrijdag zijn. Door voor kalenderdagen te kiezen, hoeft geen rekening gehouden te worden met wanneer iemand 'zou moeten werken'. Anders zou er noodzaak zijn om naar de registratie van beoogde te werken uren te gaan kijken (planning). Deze gegevens zijn lastiger uit bronsystemen te halen.

   In de berekening wordt gecorrigeerd voor de parttime factor (conform Vernet) omdat in de zorg veel medewerkers parttime werken. Een berekening met een parttime factor levert een zuiverder berekening van capaciteitsverlies in geval van parttime medewerkers.

   De laatste dag van de periode (kwartaal) wordt als uitgangspunt gebruikt in de berekening. Oftewel, wanneer een persoon op de laatste dag nog ziek is en korter dan 28 dagen, dan telt deze persoon mee in de indicator 'kort verzuim'.

9. Uitwisselprofiel, alinea “Gewenste momenten van terugkoppeling”

   Deze tekst was in de vorige versie nog niet ingevuld.

10. Uitwisselprofiel, alinea “Twijfel over kwaliteit van data”

    De tekst in het Uitwisselprofiel over hoe partijen elkaar bereiken bij twijfel over kwaliteit van data is aangepast. Hiervoor is bij het onderdeel Algemene gegevens de regel “Contactpersoon zorgaanbieder” toegevoegd.